9 Tipps gegen typische Fehler im Projektmanagement

Wenn du nicht in der glücklichen Situation bist, dass dir deine Organisation einen erfahrenen Projektmanager als Mentor an die Hand gibt und du trotzdem eigene Projekte umsetzen musst, dann findest du hier 9 Ratschläge, die dir – vor allem als Projektmanagement-Neuling – das Leben erleichtern und dich vor klassischen Anfängerfehlern bewahren werden.

 

1) Lerne/kenne die Begriffe des Projektmanagements

Wie jedes Spezialgebiet, hat auch der Bereich des Projektmanagements einiges an speziellen Begriffen zu bieten. Sei es der Projektstrukturplan, das Gantt-Diagramm oder auch das Akteurs-Mapping. Auch wenn dir diese Begriffe schon geläufig sind, musst du dir immer wieder vor Augen führen, dass dies bei deinen Kollegen nicht unbedingt der Fall ist. Also musst du deinen Mitarbeitern diese Begriffe auch so erklären können, dass es zwischen euch keine Missverständnisse gibt!

 

2) Das Projekt – kein statisches Gebilde!

Ich kenne kein einziges Projekt, bei dem man nicht im Laufe der Projektumsetzung von der ursprünglichen Planung abweichen musste. Das ist an sich auch erst einmal kein Problem, denn – vor allem längere und komplexe – Projekte entwickeln sich immer weiter, es werden neue Ideen eingebaut und die Projekte müssen auch an die veränderte Realität angepasst werden.
Das wichtige hierbei ist, dass dir dieser Sachverhalt bewusst ist: Projekte sind KEINE statischen Gebilde, die einmal festgeschrieben und dann einfach abgearbeitet werden. Du musst also regelmäßig Anpassungen an deiner ursprünglichen Planung vornehmen und diese auch mit den Projektbeteiligten besprechen (siehe dazu auch Punkt 6).

 

3) Plane mit kurzen Aufgaben

Projektaktivitätenplanung ist aufwändig (und manchmal auch etwas langweilig). Dennoch ist es eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement und du solltest auf keinen Fall der Versuchung erliegen – der Einfachheit halber – unendlich lange, allgemein gehaltene Aufgabenpakete zu “planen”. Hierdurch wirst du dir zwar am Anfang des Projektes ein wenig Arbeit ersparen, im Laufe des Projektes wird sich dies aber doppelt und dreifach rächen!
Je länger und allgemeiner ein Aufgabenpaket gehalten ist, desto schwieriger wird es auch den Fortschritt dieser Aktivität im Auge zu behalten. Kurze Aufgaben hingegen lassen sich einfacher überwachen und Fehlentwicklungen werden früher sichtbar. So kannst du auch früher gegensteuern und das Projekt in “ruhigem Fahrwasser” halten.

 

4) Kenne das Projektziel (und verfolge dieses konsequent)

Es klingt wie eine Binsenweisheit, aber:
(a) du musst deine Projektziele klar benennen können,
(b) wissen welches Ergebnis dein Projekt zu einem erfolgreichen Projekt macht und
(c) jede einzelne Aufgabe in deinem Projekt sollte zur Erreichung deines Projektziels beitragen.

Und nur wer sich darüber im Klaren ist, welche Aktivitäten direkt zur Zielerreichung beitragen und wobei es sich nur um “nice-to-have”-Aktivitäten handelt, kann ein effektives (= Zielerreichung) und effizientes (= optimaler Kosten/Nutzen-Faktor) Projektmanagement erreichen!

 

5) Setze ein gemeinsames Ziel

Klare Ziele müssen auch klar mit den Projektbeteiligten kommuniziert werden, denn jeder Mitarbeiter sollte immer genau wissen, was er tut und vor allem auch warum! Gerade in großen und komplexen Projekten – an denen viele Personen mitarbeiten – kann man sich schnell im alltäglichen “Klein-Klein” verfangen und das “große Ganze” und seinen eigenen Beitrag dazu aus dem Blick verlieren. Ein gemeinsames Ziel trägt in erheblichem Maße zur Motivation des Projektteams bei und erhöht dadurch die Erfolgsaussichten.

 

6) Richtige Kommunikation – Die “Geheimzutat” für gute Projekte

Im Grunde genommen ist eine der wichtigsten Kernaufgaben im Projektmanagement die Schaffung guter Beziehungen zwischen den verschiedenen Projektakteuren, um mit diesen das optimale Ergebnis zu erreichen. Es muss jedoch nicht nur einfach Kommuniziert werden, sondern es muss auch “richtig” kommuniziert werden und das schließt u.a. folgende Punkte mit ein:

• TRANSPARENTE KOMMUNIKATION:
  Du solltest dich immer Fragen, wie offen du (mit wem und warum) kommunizierst und ob es “versteckte” Details gibt, die du mit deinen Mitarbeitern, dem Geldgeber oder einem anderen Akteur teilen solltest. Außerdem musst du genau darauf achten, dass die jeweiligen Akteure auch wirklich informiert sind. Viele Probleme/Missverständnisse entstehen nämlich deshalb, weil Person A sich ganz sicher war, dass Person B über etwas informiert ist, aber in wirklichkeit wusste Person B nur einen Teil bzw. war gar nicht im Bilde. Zudem ist gerade in der Kommunikation mit dem Geldgeber darauf zu achten, dass er sich auch ausreichend informiert fühlt!
• PÜNKTLICHKEIT / RECHTZEITIGKEIT:
  Transparenz ist gut, aber nur wenn die Informationen auch rechtzeitig bei den richtigen Personen ankommen. Oft wird beispielsweise versucht, Probleme im kleinen Kreis zu lösen, bevor sie offen angesprochen werden. Häufig ist es aber dann schon zu spät für eine gute/einfache Lösung. Aus diesem Grund sollte in jedem Projektteam ein “konstruktives Miteinander” gefördert werden, so dass die einzelnen Mitarbeiter die Probleme frühzeitig ansprechen können und so auch frühzeitig gemeinsam an einer Lösung gearbeitet werden kann!
• VERANTWORTLICHKEITEN:
  Weiß jede Person in deinem Projektteam ganz genau, für was sie verantwortlich ist (und bis wann)? Nur wenn es klare Zuordnungen von Verantwortungen gibt, können Aufgaben gut und rechtzeitig erledigt werden! Zu einer klaren Zuordnung gehört auch, dass es pro Aufgabe nur eine “Häuptling” gibt. Sobald zwei (oder sogar noch mehr) “Häuptlinge” mit einer Aufgabe betraut sind, wird garantiert etwas “zwischen den Stühlen” landen, weil jeder dachte: “der Andere macht das”! Natürlich kann der “Häuptling” die Aufgaben an seine “Indianer” (zum Abarbeiten) abgeben; die Verantwortung (und die Oberaufsicht) muss aber immer beim “Häuptling” bleiben!

 

7) Risikomanagement / kenne die Projekt-Killer-Risiken

Weißt du, wo in deinem Projekt die kritischen Punkte liegen? Und wenn ja, hast du auch einen Plan, wie du mit diesen Risiken umgehen willst? Manche Risiken kannst du sicherlich einfach ignorieren, weil sie zum einen wahrscheinlich gar nicht eintreten werden und zum anderen keine projektkritischen Risiken darstellen.
Je wahrscheinlicher ein Risiko jedoch auftreten könnte bzw. je wahrscheinlicher es sich bei einem Risiko um ein “Projekt-Killer-Risiko” handelt, desto intensiver musst du dich frühzeitig um eine Vermeidungs-/Lösungsstrategie bemühen.

 

8) Lerne mit Problemen umzugehen

Wenn (unerwartete) Probleme auftreten (und das werden sie definitiv! – auch wenn du zu Beginn deines Projektes mögliche Probleme analysiert hast), dann solltest du diese immer ruhig und professionell angehen. Egal, wie schwerwiegend das Problem auch sein mag, du – als Teamleiter – solltest deinem Team niemals das Gefühl geben, dass sich gerade eine Katastrophe anbahnt. Denn wenn du den Kopf verlierst, dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass deinen Mitarbeitern das gleiche passiert. Und nur, wer in kritischen Situationen die verbleibenden Optionen sauber analysiert, wird auch das Optimum herausholen können.

 

9) Überprüfe die Entwicklungen in regelmäßigen Abstand

Leider werden Projekte viel zu häufig zu Beginn geplant und (wenn überhaupt) erst am Ende bewertet, um zu dokumentieren, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Aber auch, wenn diese Vorgehensweise sicherlich sinnvoll ist, wäre es deutlich besser, wenn auch schon während der Projektlaufzeit regelmäßige und systematische Überprüfungen stattfinden würden. Denn nur dann kannst du auf Probleme auch sinnvoll reagieren und das Projektergebnis verbessern.

 

 

Natürlich gibt es noch unzählige weitere Tipps und Trick sowie andere Punkte, die während einem Projekt beachtet werden müssen, wenn du aber diese 9 Punkte gewissenhaft im Blick behältst, wirst du mit größter Wahrscheinlichkeit die typischen “Anfängerfehler” (die auch erfahrenen Projektleitern immer wieder passieren) umgehen.

Bildquelle (Titelbild): FreeImages.com/Sigurd Decroos