„Anschreiben – V 1.1 final (neu) kommentiert final 2.1.doc“. Wahrscheinlich kennst du diese Art von Dateinamen zur Genüge, wenn du in deine Projektordner schaust.
In einem meiner letzten Projekte ging es mir ähnlich, denn sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, kommt nach wenigen Tagen unweigerlich die Frage auf: „Ist das hier die aktuelle Version?“ oder viel schlimmer ist die Erkenntnis: „Die Version, mit der du gearbeitet hast, war veraltet. Und deine Arbeit war deshalb leider umsonst.“
Doch wie kannst du dieses Chaos vermeiden? Wie kannst du verhindern, dass sich die Versionen deiner Dokumente vermehren, wie eine Hasenpopulation?
Versionsverwaltung leicht gemacht – Teil 1 – mit Hilfe von Software
Versionskontrolle, also das Wissen darüber, welche Version die aktuelle ist und welche Änderungen es gab – klingt letztlich nach mehr, als es eigentlich ist. Und letztlich ist dieses Wissen auch relativ einfach zu erreichen, wenn der Prozess stimmt und sich alle Beteiligten daran halten.
Die einfachste Art der Versionskontrolle gelingt dir natürlich mit Softwareunterstützung, wie beispielsweise Microsoft Sharepoint. Hier kannst du ganz einfach Dateien für eine Bearbeitung auschecken. Damit sind sie dann für andere so lange zur Bearbeitung gesperrt, bis du sie wieder eincheckst. Und durch das Einchecken der Datei wird auch gleich eine neue Version der Datei erstellt.
Versionskontrolle leicht gemacht – Teil 2 – ohne Software-Unterstützung
Da aber wohl immer noch die wenigsten von uns mit solchen Tools arbeiten, braucht es eine andere Lösung, um dem Versions-Chaos zu entgehen.
Um das zu erreichen, fügst du einfach am Anfang jedes Dokuments eine Tabelle mit den Spalten „Version“, „Autor“, einer kurzen Beschreibung der „Veränderungen“ sowie dem „Änderungsdatum“ hinzu.
Starte am besten mit der Version 0.1, 0.2, 0.3 … bis du zur finalen/abgestimmten Version 1.0 kommst.
Folgen dann weitere Änderungen, geht es einfach mit 1.1, 1.2, 1.3 weiter. Bei wirklich großen Änderungen kannst du auch gleich zur nächsten vollen Versionsnummer 2.0 springen.
Und wenn du an einer Datei nur eine kleine Änderungen – beispielsweise an der Formatierung, o.ä. – gemacht hast, kannst du auch eine Zwischenversion – z.B. 0.2.1 – speichern.
Du brauchst dir auch keine Gedanken über die Höhe der Versionsnummer machen. Denn auch, wenn dein Dokument irgendwann einmal eine zweistellige Versionsnummer bekommt, ist das völlig ok! Denn das einzig wichtige ist, dass durch diese Nummern immer klar ist, über welche Dokumentenversion gerade gesprochen wird. Und wenn du willst, kannst du die jeweilige Version auch schon mit in den Dateinamen aufnehmen.
Das Vorgehen ist leicht, damit es aber funktioniert muss der Prozess stimmen.
Wie du siehst, ist eine Versionsverwaltung weder aufwändig, noch schwer zu erstellen. Das Problem, woran es aber oft in der Umsetzung hakt, ist dass der Prozess wie an Dokumenten gearbeitet wird, zu viele Möglichkeiten bietet, doppelte Versionen zu erstellen.
Du solltest also auf jeden Fall sicherstellen, dass:
- alle Beteiligten die Regeln zur Arbeit an Dokumenten (a) kennen, (b) verstanden haben und (c) auch anwenden!
- immer nur eine Person an einem Dokument arbeitet.
Für Punkt 1 macht es Sinn, alle Dokumentenvorlagen bereits mit einer Versionskontroll-Tabelle am Anfang zu versehen.
Solange ein Dokument nur lokal bearbeitet wird, funktioniert auch Punkt 2 normalerweise ganz gut. Denn sobald ein Dokument von einer Person bearbeitet wird, ist es ja für andere gesperrt.
Das wirkliche Problem ist eher das Verschicken eines Dokuments per E-Mail. Denn dann hast du eine Version lokal (z.B. auf dem Server deiner Firma) gespeichert und eine weitere Version in der E-Mail. Jetzt musst du dringend darauf achten, dass das ursprüngliche Dokument solange nicht bearbeitet wird, bis die neue Version per E-Mail zurück kommt und wieder korrekt abgelegt wurde. Denn sonst laufen die Versionen unweigerlich auseinander.
Fazit
Versionsverwaltung ist zwar nicht der interessanteste Teil des Projektmanagements, aber eigentlich ist es auch kein Hexenwerk. Und mit ein wenig Disziplin lässt sich viel unnötige Arbeit – durch und an veralteten Versionen – sparen.
Wie nutzt du Versionskontrolle in deinen Projekten? Wenn du weitere Tipps und Tricks, aber auch Fragen hast, freue ich mich über deinen Kommentar!