Warum die meisten Meetings Zeitverschwendung sind (und was du dagegen tun kannst)

Besprechungen dürfen auf der Hitliste der größten Zeitverschwender im Arbeitsalltag nicht fehlen! Denn nur die allerwenigsten Meetings führen zu Ergebnissen, die den benötigten Ressourceneinsatz rechtfertigen. Entweder:

• sind sie schlecht (oder gar nicht) vorbereitet => siehe dazu: “Ineffektive Meetings (Teil 1 – Die Vorbereitung)”,
• oder sie werden schlecht durchgeführt => siehe dazu: “Ineffektive Meetings (Teil 2 – Die Durchführung)”.

Beides führt nun aber dazu, dass das Potenzial, welches ein gutes Meeting in sich trägt, meist völlig ungenutzt verpufft. Außerdem gehen die Teilnehmer danach meist auch völlig genervt und gestresst zurück an die Arbeit, die sie in dieser Zeit eigentlich viel besser hätten erledigen können.

Aber auch, wenn sich die Kollegen in deinem Umfeld weder an die Tipps für eine gute Vorbereitung der Besprechung, noch an die Tipps für eine gute Durchführung der Besprechung halten (wollen), gibt es doch eine verblüffend einfache Möglichkeit den Nutzen von Besprechungen enorm zu steigern. Und das auch noch ganz unkompliziert und ohne großen Zusatzaufwand!

Der Tipp wirkt so simpel und unspektakulär, dass er meist keine große Beachtung findet. Diejenigen, die ihn nutzen, sprechen ihn meist gar nicht offen an. Und das nicht etwa, weil es ein absoluter Geheim-Tipp ist, sondern weil er für diese Menschen so selbstverständlich ist, dass sie gar nicht auf die Idee kommen, dass andere Menschen ihn nicht nutzen könnten. Damit ist dieser Tipp – zumindest gefühlt – für sie nicht erwähnenswert und dadurch ist er auch leider nicht so verbreitet, wie er es eigentlich sollte.

Aber genug der Vorrede! Genug des Spannungsaufbaus! Nur noch schnell ein Trommelwirbel:

 

… und hier ist er:

 

Der einfachste Top-Tipp für bessere Ergebnisse bei Besprechungen: Die “Nächste Schritte”-Liste

Die “Nächste Schritte”-Liste ist eines der einfachsten, aber wirkungsvollsten Hilfsmittel, mit dem der Nutzen der meisten Besprechungen enorm gesteigert werden kann. Denn meist mangelt es am Ende der Besprechungen an “konkreten Ergebnissen”, “verbindlichen Vereinbarungen”, aber auch an “Nachverfolgbarkeit”.

Und genau hier greift die “Nächste Schritte”-Liste an. Sie hilft dir nämlich dabei, dass Meetings nicht mehr einfach so im Sand verlaufen. Sie erzeugt konkrete Ergebnisse und verbindliche Vereinbarungen, die sich später ganz einfach nachverfolgen lassen!

 

Wie sieht eine “Nächste Schritte”-Liste aus?

Grundsätzlich sind hier deiner Phantasie und den Anforderungen keine Grenzen gesetzt. Zu beachten ist eigentlich nur, dass die Liste nicht zu komplex wird. Für mich hat sich eine einfache Liste mit den drei Spalten “Aufgaben”, “Wer (ist verantwortlich)” und “Bis wann (Termin)” bewährt:

 

4 Tipps, um das Beste aus der “Nächste Schritte”-Liste herauszuholen

• Wenn sich während der Besprechung zu erledigende Punkte ergeben, dann sollten diese sofort notiert werden. Entweder einfach auf einem Blatt Papier, oder besser noch – für alle sichtbar – auf einem Flip-Chart.

• Verwende aktive Formulierungen, wie “Angebote einholen” oder “Vertrag unterschreiben”. Das schafft Klarheit über die zu erledigende Tätigkeit und beugt Missverständnissen vor. Denn wenn beispielsweise nur “Vertrag mit Übersetzungs-Agentur” notiert wird, dann stellt sich später evtl. die Frage, was genau damit gemeint ist. Soll der Vertrag vorbereitet oder doch bereits unterschrieben werden?

• Reserviere ausreichend Zeit, um die “Nächste Schritte”-Liste am Ende der Besprechung nochmals durchzugehen und zu klären: (1) Was ist genau mit dem nächsten Schritt gemeint, (2) Wer soll dafür zuständig sein und (3) Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein.

• Kläre, wer für die Nachverfolgung der “Nächsten Schritte”-Liste verantwortlich ist. Denn sonst besteht die Gefahr, dass die Liste – nach dem Ende der Besprechung – einfach “in Vergessenheit” gerät. Und dann würde sie niemandem etwas nutzen. Wenn ihr in eurem Team beispielsweise eine gemeinsame Aufgabenverwaltung habt, dann bietet es sich an, dass eine Person die Aufgaben der “Nächste Schritte”-Liste dort einträgt.

 

Und das war es auch schon mit der “Nächsten Schritte”-Liste. Wie du siehst, handelt es sich um ein sehr einfaches, aber doch unglaublich wirkungsvolles Hilfsmittel. Aber auch, wenn es so einfach und trivial klingen mag: wer diese Liste konsequent in seine Besprechungen integriert, wird von den positiven Auswirkungen überrascht sein.

In diesem Sinne wünsche ich dir sinnvolle Besprechungen mit konkreten und nachverfolgbaren Ergebnissen!