Was ist die beste To-Do Liste? (6 Faktoren mit denen du die optimale Aufgabenverwaltung findest!)

“Irgendwas wollte ich doch noch erledigen … Ich weiß, da war noch was… Aber jetzt komm ich gerade nicht darauf.” Kommt dir diese Situation auch bekannt vor?

Das Problem hierbei ist: Unser Gehirn kann zwar unglaublich viel speichern und hervorragend Dinge planen und konzipieren. Was unser Gehirn aber nicht so gut kann ist uns zur richtigen Zeit an die richtigen Dinge zu erinnern.

Wenn sich unser Gehirn nun aber die ganzen Aufgaben merken, uns erinnern und all die losen Enden richtig verwalten soll, dann ist das nicht nur eine große Fehlerquelle und unsinnige Energieverschwendung, sondern behindert uns auch dabei frei und kreativ zu planen und zu erschaffen.

Wie du das ändern kannst und eine Aufgabenverwaltung findest, die dich dabei optimal unterstützt, das erfährst du hier!

Schaffe dir Freiraum im Gehirn …

Um dein Gehirn nun von dieser unnötigen Anstrengung zu befreien, solltest du dir das konsequente Aufschreiben aller Aufgaben als einen der zentralen Punkte deines Aufgaben- und Zeitmanagements angewöhnen!

Ich weiß, dass das am Anfang eine echte Herausforderung ist. Du musst dir nämlich neue Routinen im Umgang mit deinen Aufgaben angewöhnen. Und das dauert seine Zeit und ist immer wieder mit Rückschlägen verbunden. Es ist aber eine lohnenswerte Kraftanstrengung, denn sie wird deiner Produktivität langfristig einen enormen Schub geben.

… mit einem guten To-Do-System

Um aber deinen Kopf wirklich frei zu bekommen, reicht es leider nicht aus, deine Aufgaben einfach nur aufzuschreiben. Denn dieser Tipp funktioniert nur, wenn du deine Aufgaben in ein System überführst, dem du auch wirklich vertraust.

Nur wenn du also völlig überzeugt davon bist, dass in diesem System alle deine Aufgaben abgebildet sind und es dich zur richtigen Zeit an die richtigen Aufgaben erinnert, wirst du deinen Kopf für die wirklich wichtigen Dinge frei bekommen.

Das (funktionierende) To-Do-System als Zentrum deiner Produktivität

Natürlich kannst du deine Aufgaben analog in einem kleinen Heft verwalten. Auch ich habe das in der Vergangenheit immer wieder so gemacht. Mit dem sogenannten Bullet Journaling habe ich hier auch gute Ergebnisse erhalten. Letztlich haben aber dann doch die negativen Punkte überwogen:

• So war ich beispielsweise immer dazu gezwungen mein Bullet Journal mit mir herumzutragen.
• Außerdem war mir das händische Übertragen der Aufgaben von einem Tag zum nächsten einfach zu viel Arbeit.
• Und da letztlich viele meiner Aufgaben sowieso digital (meist per eMail) bei mir ankommen, war mir der Umweg “digitaler Eingang – analog aufschreiben – digital bearbeiten” doch zu ineffizient.

Deshalb setzte ich auf ein digitales To-Do-System, indem ich meine Aufgaben verwalte und das folgenden Kriterien erfüllen muss, damit es auch wirklich gut funktioniert:

1) Aufgaben schnell hinzufügen

Einer der wichtigsten Faktoren ist der Aufwand, den ich habe, um eine Aufgabe zu meinem System hinzuzufügen. Wir haben ja bereits gesehen, dass das System nur dann wirklich funktioniert, wenn alle Aufgaben darin enthalten sind. Deshalb muss das Eintragen einer Aufgabe auch schnell und unkompliziert – und über die verschiedensten Kanäle – funktionieren. Ich muss also am Computer, unterwegs, per eMail, oder über viele weitere Wege Aufgaben in das System eintragen können.

Und wenn ich, um beispielsweise ein Fälligkeitsdatum zu setzen, den Tag umständlich in einer Kalenderansicht auswählen muss, dann werde ich mir das bei vielen kleinen Aufgaben ersparen. Damit wird das System langfristig nicht funktionieren.

2) Prioritäten und Labels

Um immer zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben zu arbeiten, weise ich den Aufgaben zum einen Prioritäten und zum anderen Kontexte zu. Als Prioritäten reichen mir die klassischen 4 Prioritäten aus der Eisenhower-Matrix. Die Kontexte müssen flexibler sein. U.a. verwende ich:

• “waiting-for” für delegierte Aufgaben
• “high” und “low” für den Energiebedarf zur Erledigung der Aufgabe
• “15min”, “30min”, “1Std”, etc. für den geschätzten Aufwand
• Namen von Personen mit denen ich die Aufgabe besprechen muss
• und viele weitere Labels

Damit kann ich mir immer schnell und einfach die passende Aufgabe für den passenden Moment herausfiltern.

3) Suchen und Sortieren

Im Laufe der Zeit wird dein beruflich und privat genutztes To-Do-System mit immer mehr Informationen gefüllt. Und auch wenn du ein sehr ordentlicher und strukturierter Typ bist, wirst du nicht auf eine gute und flexible Suche und sinnvoller Sortierungsmöglichkeiten verzichten wollen.

Gerade komplexere Suchen, wie “alle Aufgaben, die (a) eine 1er- oder 2er-Priorität haben, (b) in den nächsten 7 Tagen anstehen und (c) anderen Personen zugewiesen sind”, können dir enorm dabei helfen auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.

Und je mehr dir dein System hier abnehmen kann, desto weniger musst du jedes mal dafür Zeit aufwenden.

4) Der Wohlfühlfaktor (Erscheinungsbild)

Ein weiterer wichtiger Punkt für den Erfolg eines To-Do-Systems ist für mich das Erscheinungsbild. Zwar ist es nicht unbedingt ein K.O.-Kriterium, aber da ich mit und in diesem System viel arbeiten werde, muss ich mich darin auch “wohl fühlen”. Denn in einem schön gestalteten, übersichtlichen und aufgeräumten System arbeite ich viel lieber, als in einem System, das mich von der Gestaltung her nicht anspricht.

5) Der Spaßfaktor

Bei all der Arbeit, die du mit deinem To-Do-System erledigst, sollte der Spaßfaktor auch nicht zu kurz kommen. Gerade zu Beginn, wenn du noch an deinen Routinen zum konsequenten Aufschreiben aller Aufgaben arbeitest, kann ein spielerischer Anreiz (durch “High Scores”, “Bonuspunkte” und sonstige Belohnungen) entscheidend dafür sein, ob du dem System “treu bleibst”. Ein gutes System sollte dir also auf jeden Fall auch gewisse spielerische Anreize bieten – ohne dich natürlich von der Arbeit abzulenken.

6) Verfügbarkeit des Systems

Kommen wir nun zum Abschluss noch zu einem der größten Probleme, die ich mit der analogen Aufgabenverwaltung habe: Ich habe alle meine Aufgaben in einem Buch. D.h. Ich muss es auch immer dabei haben. Und sobald ich es vergesse, oder – schlimmer noch – sogar verliere, bin ich aufgeschmissen.

Bei der digitalen Aufgabenverwaltung ist das deutlich besser: Ich kann meine Aufgaben über die verschiedensten Geräte abrufen. So habe ich – z.B. über den Webbrowser – auch Zugriff auf meine Daten, wenn mein Handy gerade keinen Akku mehr hat.

Wichtig hierbei ist auch darauf zu achten, dass die Apps über eine Offline-Funktion verfügen. Denn so kann ich auch Aufgaben bearbeiten oder hinzufügen, wenn ich gerade mal kein Internet habe.

Zwar gehört heute bei bei (fast) allen Programmen eine solche Offline-Funktion zum Standard. Da das aber noch nicht allzu lange der Fall ist und es zudem (für mich) ein absolutes K.O.-Kriterium ist, habe ich es hier dennoch aufgeführt.

Die 6 Faktoren für ein gut funktionierendes To-Do-System

Das sind sie also, die 6 Faktoren, die ich für die Auswahl eines passenden Aufgabenverwaltungssystems heranziehe. Hier die Faktoren noch einmal im Überblick:

• Aufgaben schnell hinzufügen
• Prioritäten und Labels
• Suchen und Sortieren
• Wohlfühlfaktor (Erscheinungsbild)
• Spaßfaktor
• Verfügbarkeit des Systems

Je besser ein System hier abschneidet, desto wahrscheinlicher ist es auch, dass ich langfristig damit arbeiten werde.

Hast du noch andere Faktoren, die dir bei deinem To-Do-System wichtig sind? Dann teile Sie uns doch einfach in einem kurzen Kommentar mit. Ich würde auf jeden Fall mich freuen!