In 5 Schritten Ziele übersichtlich darstellen (mit der Zielhierarchie)

Schon Michel de Montaigne wusste „Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will“. Aus diesem Grund ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Ziele des Projektes kennen (und verstanden haben)!

Doch wie kannst du ein komplexes Projekt schön übersichtlich darstellen, so dass deine Mitarbeiter nicht nur das Projektziel kennen, sondern auch wissen, wie die einzelnen Teilziele dazu beitragen, welches Teilziel welche Priorität hat und in welcher Verbindung diese zueinander stehen?

Die folgenden 5 Schritte helfen dir dabei!

 

Die Ausgangslage: Das Oberziel des Projektes

Wir starten ganz einfach: mit dem Oberziel des Projektes! Das sollte wirklich in jedem Projekt für jeden klar sein. Denn wie arbeitet es sich völlig ohne Plan, was das Projekt am Ende bringen soll?

 

1. Schritt: Die Zielgruppen

Um später die Übersichtlichkeit zu erhöhen, unterteilen wir das Projekt im ersten Schritt in die sogenannten Zielgruppen. Die erste dieser Gruppen ist uns meist sehr präsent, da es sich um die sogenannten Ergebnisziele handelt. Also alle Ziele, die beschreiben, was das Projekt leisten soll und welche Ergebnisse (deliverables) am Ende vorliegen sollen.

Abgesehen von den Ergebniszielen, gibt es aber noch eine weitere Zielgruppe, die wir meist schnell vergessen. Es handelt sich um die sogenannten Vorgehensziele, also alle Ziele, die für das Vorgehen im Projektverlauf vereinbart wurden.

 

2. Schritt: Die Zielklassen

Im nächsten Schritt unterteilen wir die Zielgruppen (also Ergebnisziele und Vorgehensziele) in sogenannte Zielklassen. Hierbei hilft uns ein Blick auf das magische Dreieck, denn hier finden wir die Zielklassen “Leistung”, “Termine” und “Kosten”. (Mehr zum magischen Dreieck findest du hier!)

Die “Leistungen” werden natürlich in die Gruppe der “Ergebnisziele” einsortiert. Dagegen werden die beiden anderen Ecken des magischen Dreiecks (also “Termine” und “Kosten”) in die Gruppe der “Vorgehensziele” gepackt.

Weitere Zielklassen in der Gruppe der “Ergebnisziele” sind beispielsweise die “sozialen Ziele” (also beispielsweise Ziele, die sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Arbeitsbedingungen beziehen), “ökologische Ziele” (wie beispielsweise eine niedrige Schadstoffbelastung bei der Produktion) oder auch “Finanzziele” (wie beispielsweise eine bestimmte Rendite).

Weitere Zielklassen in der Gruppe der “Vorgehensziele” sind beispielsweise die Projekt-Finanzierung (also beispielsweise die Aufteilung der Projektkosten in einen Eigenanteil und einen Bankkredit).

Grundsätzlich sind dir bei der Einteilung in weitere Zielklassen keine Grenzen gesetzt, solange es der Verständlichkeit und Übersichtlichkeit dienlich ist. Und natürlich kannst du auch – sofern es dir hilft – jede Zielklasse wiederum in Zielunterklassen unterteilen und so beispielsweise deine Leistungsziele unterteilen in “Benutzerfreundlichkeit des Produkts” und “Sicherheit des Produkts”. Achte nur immer darauf, dass es eine sinnvolle und verständliche Unterteilung ist.

 

3. Schritt: Die spezifischen Ziele

Nachdem wir nun das Oberziel in zwei Zielgruppen und diese wiederum in mehrere Zielklassen unterteilt haben, ist es nun an der Zeit die sogenannten spezifischen Ziele einzuordnen.

Wenn du jetzt beispielsweise am Projekt “Weihnachtsfeier 2016” arbeitest, dann könntest du deine spezifischen Ziele wie folgt einordnen:

• Leistungsziele: “Buffet für 25 Gäste mit mind 2 Fleisch- und 3 vegetarischen Gerichten vorhanden”
• Sozialziele: “Gäste haben neue Kontakte geknüpft”
• Termine: “Die Weihnachtsfeier findet am 19.12. statt”
• Kosten: “Budget: 5.000€”
• Finanzierung: “Eigenanteil: 4.500€”, “Finanzierung durch Tombola: 500€”

 

4. Schritt: Kategorien der Ziele festlegen

Nachdem du nun deine Projektziele übersichtlich in Zielgruppen und Zielklassen eingeordnet hast, solltest du noch einen weiteren Schritt gehen. Dieser wird dir später, wenn es in deinem Projekt hoch her geht, das Leben deutlich leichter machen.

Es geht darum, deinen Zielen die Prioritäten “Muss-”, “Soll-” und “Kann-Ziel” zuzuordnen:

• Muss-Ziele sind vertraglich fixierte Ziele, die nicht verändert werden dürfen. Wenn diese Ziele nicht erreicht werden, ist das Projekt ganz (oder zumindest teilweise) gescheitert.

• Soll-Ziele sind Ziele, die von deinem Auftraggeber ausdrücklich gewünscht sind. Anders als bei Kann-Zielen, besteht aber hier die Möglichkeit nach Rücksprache mit dem Auftraggeber Änderungen zu vereinbaren, oder das Ziel ganz zu streichen.

• Kann-Ziele sind nice-to have! Sie verbessern zwar das Ergebnis, sind aber für den Erfolg des Projektes nicht wichtig. Diese Ziele können, wenn es eng wird, als erste gestrichen werden, ohne das Projekt zu gefährden.

Wenn du jedem deiner Ziele eine dieser Kategorien zuweist, können dein Team und du immer schnell und einfach entscheiden, auf welchen Ziele die Priorität liegen soll. Wie du Prioritäten bei all deinen Aufgaben so nutzt, dass du deine Zeit optimal in die wichtigen Bereiche investieren kannst, erfährst du hier!

 

5. Zielbeziehungen und Zielverträglichkeiten

Eine weitere sehr hilfreiche Möglichkeit mehr Klarheit über deine Ziele und deren Beziehung zueinander zu erhalten, ist die Klärung der Zielbeziehungen bzw. Zielverträglichkeiten. Hierzu legst du einfach eine Matrix deiner Ziele an und bestimmst, um welche der folgenden Zielbeziehungen es sich handelt:

• Zielantinomie – d.h. zwei Ziele schließen sich gegenseitig aus.
• Zielkonkurrenz – d.h. das Erreichen von Ziel A beeinträchtigt das Erreichen von Ziel B.
• Zielneutralität – d.h. es gibt keinerlei Beziehung zwischen Ziel A und Ziel B.
• Zielkomplementarität – d.h. das Erreichen von Ziel A unterstützt das Erreichen von Ziel B.
• Zielidentität – d.h. die Ziele A und B sind identisch. Meist nur anders formuliert oder von einem anderen Standpunkt aus betrachtet.

Die Matrix der Zielbeziehungen sieht dann wie folgt aus:

Natürlich sollte Zielantinomie und Zielidentität in deinen Projekten möglichst nicht vorkommen! Auch Zielkonkurrenz solltest du, wo immer es möglich ist, vermeiden.

 

Mehr Klarheit darüber, wohin die Reise geht!

Wenn du nun die Zielhierarchie (mit Zielgruppen, Zielklassen und spezifischen Zielen), die Priorisierung nach “Muss-”, “Soll-” und “Kann-Zielen” und die Bewertung der Zielbeziehungen vorgenommen hast, solltest du auch in das komplexeste Projekt viel Klarheit und eine gute Übersichtlichkeit gebracht haben! Und so können sich alle Projektmitarbeiter darauf beziehen und wissen immer “wohin sie segeln wollen und welchen Wind sie dafür brauchen”! Denn:

Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will. – Michel de Montaigne
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In diesem Sinne wünsche ich dir erfolgreiche Projekte!