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Über die letzten Jahre haben immer mehr Unternehmen und Organisationen erkannt, dass Projektmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor (für die Zukunft) ist. In allen Bereichen unseres Lebens und über alle Branchen hinweg kann man festhalten: Projekte werden immer wichtiger! So sollen Projekte – laut Prognosen – im Jahr 2020 bereits für 15% der Wertschöpfung in Deutschland verantwortlich sein (im Vergleich: 2007 waren es noch 2%).

Es zeigt sich also, dass Projektmanagement für jedes Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor ist. Dieser Trend wird sich in Zukunft – durch die fortschreitende Globalisierung – weiter beschleunigen. Denn in einer immer komplexeren Welt sind immer mehr neue Lösungen gefragt, u.a. weil die alten Lösungen nicht mehr funktionieren. Das wird auch dazu führen, dass Auftraggeber in Zukunft zunehmend Projektmanager suchen, die das Management von Projekten und die dazugehörigen Methoden beherrschen.

 

Projektmanagement – Es scheitern zu viele Projekte!

Trotz dieser beeindruckenden Wachstumszahlen scheitern noch immer zu viele Projekte. Studien haben gezeigt, dass im IT-Bereich beispielsweise etwa ein Drittel der Vorhaben komplett abgebrochen werden und fast die Hälfte sich (teils gravierend) verzögert. Was für die IT-Branche gilt, gilt in ähnlicher Form natürlich auch für andere Branchen. Wenn wir an den Flughafen BER oder die Elbphilharmonie in Hamburg denken, fehlt es auch nicht an Negativbeispielen bei denen der Endzeitpunkt und oder das Projektbudget deutlich verfehlt werden.

 

Wie groß ist der Schaden durch schlechtes Projektmanagement?

Die negativen Auswirkungen von schlechtem Projektmanagement wurden u.a. in der Studie „Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung“ dargelegt. Durch gescheiterte Projekte entsteht, laut der Studie, allein in Deutschland ein jährlicher Schaden von etwa 150 Milliarden Euro.

 

Projektmanagement – Was ist ein Projekt?

Natürlich gibt es – wie so oft – auch zum Begriff „Projekt“ verschiedene Definitionen. Im großen und ganzen drehen sie sich aber um den gleichen Kern und haben nur unterschiedliche Schwerpunkte.

Ein Projekt kann definiert werden als:
Ein komplexes, zeitlich begrenztes und einmaliges Vorhaben, das unternommen wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einfach ein Ergebnis zu erzeugen oder zu verändern.

Wichtig ist, dass folgende Merkmale zutreffen:

  • KOMPLEXITÄT
    Ein Projekt muss komplex sein. Einfache Aufgaben mit wenigen Schritten im Ablauf sind also keine wirklichen Projekte!
  • ZEITLICHE BEGRENZUNG
    Auch wenn ein Vorhaben über mehrere Jahre laufen kann, muss es einen klaren Start- und Endzeitpunkt haben, sonst ist es kein Projekt.
  • EINMALIGKEIT
    Ein Projekt muss (mehr oder weniger) einmalig sein. Routineaufgaben qualifizieren sich also nicht als Projekt. Der Zusatz „mehr oder weniger“ soll ausdrücken, dass man auch mehrere ähnliche Vorhaben durchführen kann, solange sie sich in gewisser Weise unterscheiden. Die Planung eines Urlaubs kann also ein Projekt sein, auch wenn du einen ähnlichen Urlaub schon einmal gemacht hast.
  • KLARE ZIELE
    Das letzte zentrale Merkmal ist das Ziel, das klar definiert sein muss. Nur wenn ein Vorhaben ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein anderes Ergebnis erzeugen oder verändern will, ist es auch ein Projekt. Im Projektmanagement geht es also immer um das Erreichen von Zielen zur Lösung von Problemen. Laut dieser Definition dürfte es eigentlich keine ziel- oder planlosen Projektvorhaben geben, aber das ist eine andere Geschichte…

Festzuhalten bleibt: Die Organisation einer Geburtstagsparty ist genauso ein Projekt wie dein nächster Urlaub oder die Reise zum Mond. Für alle drei gilt: Sie sind komplex, zeitlich begrenzt, mehr oder weniger einmalig und haben klare Ziele.

 

Projektmanagement – was ist das?

Aus dieser Definition leitet sich auch ab, was Projektmanagement eigentlich ist. Beim Management von Projekten handelt es sich um die Gesamtheit aller Aufgaben, die ein Projektmanager beim Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren sowie dem Abschluss durchführen muss.

 

Wer braucht Projektmanagement?

Jeder braucht Projektmanagement. Ob im Beruflichen oder im Privaten: Projektmanagement mit den dazugehörigen Methoden kann überall dort eingesetzt werden, wo wir ein Ziel haben, dessen Erreichung mehr bedarf als das Umsetzen von reinen Routineaufgaben. Dadurch wird klar: Wer das Management von Projekten beherrscht wird seine Ziele erfolgreicher verfolgen können!

 

Projektmanagement – der Project Life Cycle

Doch welche Schritte durchläuft ein Projekt? Der Project Life Cycle zeigt den klassischen Lebenszyklus eines Projektes. Er gibt damit auch Hinweise darauf, wie ein Projektmanager vorgehen sollte und welche Aufgaben auf ihn zukommen. Ein klassisches Projekt hat einen Lebenszyklus, der 4 Stadien durchläuft:

  • IDENTIFIKATION
    In dieser ersten Phase haben wir noch kein wirkliches Projekt. Meist handelt es sich eher um ein aufkommendes Problembewusstsein. Es gibt mehr oder weniger vage Ideen, die sich langsam zu möglichen Projekten verbinden. Der Prozess dieser Projektidentifikation beginnt oft mit wenig (oder gar keiner Struktur) und ohne viel Dokumentation.
  • PLANUNG und VORBEREITUNG
    Im zweiten Schritt werden die vagen Vorstellungen aus der ersten Phase in konkrete Projektansätze überführt. Meist gibt es in dieser Phase schon einen formalen Projektleiter, der diesen Prozess steuert. Hierbei werden u.a. folgende Themen behandelt:

    • Klärung des Problems bzw. der Bedürfnisse (der Zielgruppe )
    • Definition von Zielen
    • Identifikation eines Weges zu Zielerreichung,
    • Planung der Projektumsetzung sowie der notwendigen Ressourcen, die für diese Umsetzung benötigt werden.
  • UMSETZUNG und MONITORING
    Im dritten Schritt geht es nun darum, dass der Projektmanager das Team entlang des vorher geplanten Weges zur Problemlösung / Zielerreichung führt. Auf diesem Weg ist es enorm wichtig, dass die Entwicklungen bei der Projektumsetzung analysiert, dokumentiert und mit dem vorher definierten Plan verglichen werden. Dieses Monitoring zeigt dem Projektleiter (wie auch dem Team), ob sich das Projekt auf einem guten Weg befindet. Abweichungen vom Plan können dann genutzt werden, um Gegenmaßnahmen zu ergreifen und/oder für die Zukunft zu lernen („lessons learned“).
  • ABSCHLUSS und EVALUATION
    Am Ende – wenn das Ziel hoffentlich erreicht wurde – muss das Projekt formell abgeschlossen werden. Hierzu wird meist ein Abschlussbericht an den Auftraggeber erstellt. Dieser Prozess sollte vom Projektmanager wie auch vom gesamten Team genutzt werden, Lehren aus dem Projektverlauf zu ziehen („lessons learned“).
    Fragen, die in diesem Prozess gestellt werden können sind u.a. „Was lief gut bzw. wo traten Probleme auf?“, „Warum traten bestimmte Probleme auf?“, „Was kann für die Zukunft gelernt werden?“.

 

Projektmanagement – Jede Woche neue Tipps und Tricks

Egal ob du nun ein erfahrener Projektmanager, oder noch relativ neu als Projektleiter in deinen ersten Projekten bist und deshalb mehr über die Methoden des Projektmanagements lernen willst: Wenn du deine Projekte mit weniger Stress erfolgreich leiten willst und mehr über die Themen Projektmanagement, Selbstmanagement, Zeitmanagement und Teamführung wissen willst, dann findest du HIER alle bisherigen Artikel!

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