Die 3 wichtigsten Elemente deiner Projektdefinition

Eine gute Projektdefinition ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Denn in dieser ersten Projektphase werden die Vorgaben für die spätere Projektplanung festgelegt und damit ist die Projektdefinition letztlich das Fundament eines erfolgreichen Projektes.

Und genau wie beim Bau eines Hauses gilt: Wenn beim Fundament nicht sauber gearbeitet wird, ziehen sich die daraus resultierenden Probleme meist durch das gesamte Projekt und können – wenn überhaupt – nur mit viel zusätzlichem Aufwand gelöst werden.

Da diese Mängel am “Fundament” manchmal erst sichtbar werden, wenn es eigentlich bereits zu spät ist, sind einige Projekte aufgrund ihrer schlechten Projektdefinition bereits von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

Wie du diesen Fehler vermeiden kannst und welches die drei wichtigsten Elemente einer Projektdefinition sind, erfährst du hier!

Warum ist es so schwer eine gute Projektdefinition zu erreichen?

Jedes Projekt hat verschiedene Stakeholder, also Personen(-gruppen), die am Projekt beteiligt oder von dessen Ergebnissen betroffen sind oder ein anderes berechtigtes Interesse am Projekt haben. Und jede dieser Stakeholdergruppen hat ganz eigene Wünsche und Bedürfnisse an das Projekt.

Damit aber noch nicht genug: die verschiedenen Stakeholder haben auch unterschiedlich viel Macht und Einfluss und können so dein Projekt auf unterschiedlichen Ebenen beeinflussen. Manche direkt und offensichtlich, andere eher indirekt oder versteckt. Häufig werden dann zwar die Wünsche der offensichtlich einflussreichen Personen – wie beispielsweise des Auftraggebers – berücksichtigt, nicht aber die Bedürfnisse der eher versteckten Stakeholder – wie beispielsweise die Kollegen, deren Arbeit von den Projektergebnissen betroffen ist.

Dieses Durcheinander an Macht, Einfluss, unterschiedlichen Bedürfnissen und Sichtweisen macht es schwer, zu Beginn eines Projektes eine gute Projektdefinition zu erreichen.

Die wichtigsten 3 Elemente einer Projektdefinition

Um in einer solchen unübersichtlichen Situation sinnvoll starten zu können, solltest du dich auf die folgenden drei wichtigsten Faktoren einer Projektdefinition konzentrieren:

• Projektziel
• Projektzielsetzung
• Umfang

Wenn du den Unterschied dieser drei Elemente verstanden hast und für jedes die richtigen Informationen deiner Stakeholder bekommst, dann bist du auf dem besten Weg in ein erfolgreiches Projekt!

Projektziel vs. Projektzielsetzung

Eines der grundlegendsten Probleme bei der Projektdefinition ist die Unterscheidung zwischen Projektziel und Projektzielsetzung. Im Englischen wird hier von “goal” und “objective” gesprochen, aber auch diese Begriffe werden häufig synonym verwendet.

Mit dem Projektziel ist der (langfristige) Nutzen des Projektes für die betroffenen Interessensgruppen gemeint, wohingegen es bei der Projektzielsetzung darum geht “die vereinbarten Endresultate (…) im vorgeschriebenen zeitlichen Rahmen, mit dem vereinbarten Budget und innerhalb verträglicher Risikoparameter zu liefern” (siehe dazu auch NCB 3.0 der GPM).

Wir können also festhalten, dass die Projektzielsetzung aus einer Reihe von Teilzielen besteht und damit den betroffenen Interessensgruppen der erwartete Nutzen (also das Projektziel) geliefert werden soll.

Anders ausgedrückt gibt die Frage “Was soll erreicht werden?” Hinweise auf das Projektziel, wohingegen die Frage “Wie soll das Ziel erreicht werden?” nach der Projektzielsetzung fragt.

Letzteres wird dann normalerweise anhand der Ecken des magischen Dreiecks beantwortet. Diese sind:

• Leistung – welche Ergebnisse soll das Projekt in welcher Qualität liefern?
• Kosten – wie viel darf die Erreichung dieser Ergebnisse kosten?
• Zeit – bis wann müssen die Ergebnisse erreicht werden?

Projektumfang (oder: was ist nicht mehr Teil des Projekts?)

Gerade – aber nicht nur – bei Projekten, die keine saubere Projektdefinition haben, besteht die Gefahr, dass sich der zu erledigende Projektumfang im Laufe der Zeit immer weiter vergrößert. Da fällt dann plötzlich auf, dass man dieses oder jenes wichtige Teilergebnis gar nicht eingeplant hat. Oder es kommt die Aufforderung „Wenn Sie das machen, könnten Sie doch sicherlich auch das noch erledigen?“.

Wenn du in solchen Situationen keine klaren Grenzen setzt, ist das später eine Ursache für Mehrkosten, Verspätungen und Stress. Oft müssen diese zusätzlichen Ergebnisse dann auf Kosten der Qualität des gesamten Projekts teuer erkauft werden.

Um eine solche Situation zu vermeiden, solltest du dir also schon bei der Projektdefinition die Randbereiche deines Projektes anschauen und klar machen, was noch innerhalb und was schon außerhalb deines Projektbereichs liegt. Je besser du diese Nicht-Projekt-Bereiche beschrieben hast, desto einfacher kannst du solche Anfragen damit beantworten, dass du sagst: „Ich würde diesen Bereich ja gerne übernehmen, aber laut Projektdefinition ist dieser Bereich nicht mehr Teil des Projektes. Wenn er trotzdem in das Projekt aufgenommen werden soll, dann müssen wir das mit dem Auftraggeber klären.“

Und für den Fall, dass du nachträglich etwas in den Projektumfang aufnimmst, solltest du diese Änderungen sorgfältig dokumentieren – inklusive möglicher „Ausgleichsmaßnahmen“, wie beispielsweise mehr Budget oder Reduktionen bei anderen Zielen.

Projektdefinition – nach dem Pareto Prinzip

Natürlich sind die oben beschriebenen drei Bereiche – Ziel, Zielsetzung und Umfang – nur ein kleiner Teil einer vollständigen Projektdefinition. Aber meiner Erfahrung nach handelt es sich bei diesen drei Faktoren um die „magischen“ 20 Prozent, die – basierend auf dem Pareto Prinzip – 80 Prozent des Wertes liefern.

Wenn du also ganz am Anfang deines Projektes die drei Bereiche Projektziel, Projektzielsetzung und Projektumfang sauber definierst, dann bist du auf dem besten Weg in ein erfolgreiches Projekt!

Hast du eigene Erfahrungen mit Projektdefinitionen und/oder weitere Tipps? Dann lass uns doch über einen Kommentar daran teilhaben!