Mit 6 Fragen zur optimierten Projektlogik – und das „Projektversprechen“

04.11.2015 / Change Management, Prioritäten, ZieleHinterlasse einen Kommentar

Gerade bei Entwicklungsprojekten – aber auch bei allen anderen Projekten – wird die Messung der Projektwirkung immer wichtiger. Zum einen muss das Projektteam ja wissen, ob seine Ansätze in dem komplexen Arbeitsumfeld auch wirkliche Veränderungen bringt. Zum anderen verlangen auch die Geldgeber – neben diesem Lerneffekt – immer bessere Berichte darüber, ob ihr Geld auch wirklich eine Wirkung erzielt hat – und damit sinnvoll ausgegeben wurde.

Letzte Woche haben wir uns die verschiedenen Wirkungsebenen angesehen. Die klare Trennung zwischen Input, Activities, Outcome, Output und Impact ist die Grundlage für eine Messung der Wirkungen.

Heute geht es darum, wie du mit 6 Fragen den richtigen Fokus für deine Projektlogik entwickelst und welches „Versprechen“ dein Projekt gegenüber der Zielgruppe und dem Geldgeber eigentlich macht.

 

Projekt-Planung: die Entwicklung der “wenn-dann”-Logik

Um nun eine „wenn-dann“-Logik für dein Projekt zu entwickeln, bieten sich folgende 6 Schritte an:

  1. Problemdefinition:
    Was ist die aktuelle Situation, die du beeinflussen willst?
  2. Schaffung einer Vision / alternativen Realität:
    Wie wird es aussehen oder sich anfühlen, wenn die von dir angestrebte Situation erreicht wurde?
  3. Verhaltensänderungen:
    Welche Verhalten müssen sich ändern, dass diese Situation erreicht werden kann?
  4. Leistungen:
    Was wird benötigt (Fähigkeiten, Wissen, Ressourcen, etc.), damit die Zielgruppe ihr Verhalten ändern wird / kann?
  5. Aktivitäten:
    Welche Aktivitäten muss das Projekt durchführen, damit Fähigkeiten, Wissen, Ressourcen, etc. für die
    Zielgruppe zur Verfügung stehen?
  6. Ressourcen:
    Welche Ressourcen benötigt das Projektteam, um diese Aktivitäten durchführen zu können?

 

Wie du siehst, beginnen wir ganz „oben“ (also beim Impact deines Projektes) und gehen dann immer weiter „nach unten“ zur Input-Ebene (also den benötigten Ressourcen). Indem du die „wenn-dann“-Kette von oben nach unten entwickelst, konzentrierst du dich nämlich auf die zu verändernde Situation. Davon leitest du dann alle weiteren Ebenen ab.

Dieses Vorgehen ist deshalb so wichtig, weil wir sonst gerne der Versuchung verfallen bei den Aktivitäten – die wir so gerne umsetzen würden – zu starten und dann von dort irgendiwe eine logische Kette zu der zu erreichenden Situation zu „konstruieren“.

Wenn du nun – mit diesen 6 Fragen – den richtigen Fokus deiner Projektlogik gefunden hast, dann findest du im Artikel „Orientierung in deinem Projekt: In 5 Schritten zur Result Chain“ die Anleitung, wie du nun die Wirkungskette ausarbeiten kannst.

 

Wie weit geht das „Projektversprechen”?

Eine weitere Frage, die im Zusammenhang mit den verschiedenen Wirkungsebenen geklärt werden muss, ist die Frage nach der „Projektverantwortung“. Zu was „verpflichtet“ sich dein Projekt gegenüber seiner Zielgruppe (oder dem Geldgeber)?

Hierbei ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass je weiter man in der „wenn-dann“-Logik voranschreitet, desto geringer wird der Einfluss des Projektes.

  • Die Aktivitäten liegen noch im direkten Einflussbereich des Projektes.
  • Auf die Outputs, also beispielsweise die gebohrten Brunnen oder den Wissenszuwachs bei den Workshopteilnehmern, hat das Projekt ebenfalls noch einen direkten Einfluss.
  • Der Einfluss auf die Outcome-Ebene ist jedoch bereits nur noch ein indirekter. Ob beispielsweise die Workshop-Teilnehmer ihr Wissen dann später auch anwenden, hängt von vielen Faktoren ab, wovon das Projekt nur einige wenige kontrolliert.
  • Noch indirekter wird der Projekteinfluss auf der Impact-Ebene, da diese von noch mehr Variablen abhängt. Aus diesem Grund sollte ein Projekt auch immer sehr zurückhaltend sein, wenn es um den „beanspruchten“ Einfluss auf diese Ebene geht.

 

Deutlich wird dies auch an einem Beispiel von Robert Penna. Er beschreibt in seinem Buch „The Nonprofit Outcomes Toolbox” ein Projekt mit folgenden Ebenen:

  • Input:
    Ein Stein und die Kraft deines Arms.
  • Aktivität:
    Der Stein wird geworfen.
  • Output:
    Der Stein trifft auf die Wasseroberfläche.
  • Outcome:
    Die sich kreisförmig ausbreitenden Wellen.
  • Impact:
    Wenn sich die Wellen nun immer weiter ausbreiten und wenn ein trockenes Blatt in der Nähe des Ufers schwimmt und wenn das Ufer flach genug ist und wenn die Wellen, wenn sie am Ufer ankommen noch genügend Energie haben, dann kann es sein, dass die Wellen, die wir mit dem Steinwurf ausgelöst haben, das Blatt an das Ufer spülen. Das Blatt, das nun am Ufer liegt, wäre nun unser Impact.

 

Natürlich würde ein gutes Projekt eine deutlich direktere Verbindung zwischen Outcome und Impact herstellen (und deshalb wahrscheinlich einen anderen Lösungsansatz wählen). Trotzdem macht dieses Beispiel deutlich, dass unsere Projekte:

  • für die Erreichung der Outcomes arbeiten, aber
  • auf das Eintreten des Impacts hoffen.

Es ist wichtig, dass dieser Sachverhalt von allen Projektbeteiligten (und speziell auch vom Geldgeber) verstanden wird. Denn ein Projekt kann realistischerweise maximal die Erreichung der Outcome-Ebene „versprechen“. Das Eintreten des Impacts ist jedoch – auch bei sehr gut und logisch geplanten Projekten – schon viel zu weit von der eigentlichen Projektarbeit entfernt und damit auch zu vielen anderen Einflüssen ausgesetzt, als dass (a) das Projekt als Hauptverursacher zweifelsfrei benannt werden kann und (b) den Impact wirklich versprechen kann.

 

Fazit

Abschließend kann man also festhalten:

  • Dein Projekt hat folgende (Wirkungs-)Ebenen:
    Input, Activities, Output (Leistung), Outcome (Auswirkung) und Impact (Einwirkung).
  • Plane möglichst immer „vom Ende“ her.
    Was du verändern willst, führt zu deinen Aktivitäten (und den benötigten Ressourcen).
  • Achte auf die Plausibilität deiner „wenn-dann“-Kette!
    Wenn die von dir beschriebenen Schritte zu „grobkörnig“ und die Verbindungen nicht plausibel begründet sind, dann wird diese Kette in der Realität am schwächsten Glied (also dort wo die Verbindungen vor allem auf „Hoffnung“ basieren) reißen!

 

In diesem Sinne wünsche ich dir viel Erfolg beim Planen deiner „wenn-dann“-Ketten und (darauf basierend) erfolgreiche Projekte!

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – mconnors


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