Wie steht es um dein Projekt? Ist es noch im Zeitplan? Werden die wichtigen Termine zu halten sein? Diese Fragen können nur die wenigsten Projektleiter aus dem Stegreif beantworten.
Mit der Meilensteintrendanalyse kannst du den Projektfortschritt ganz einfach überwachen und so Terminverzögerungen frühzeitig erkennen.
Wie die Meilensteintrendanalyse funktioniert, zeige ich dir hier!
Voraussetzung: Definierte Meilensteine
Wie schon aus dem Namen „Meilensteintrendanalyse“ klar wird, benötigst du für diese Methode klar definierte Meilensteine. Du musst also wissen, welche Ereignisse von besonderer Bedeutung es in deinem Projekt gibt und wann diese auftreten sollen/müssen.
Mit Hilfe dieser Meilensteine kannst du dann im Projektverlauf ganz einfach und ohne großen Aufwand ein Trend bezogen auf Termintreue bzw. Terminverschiebungen erkennen. Und so kannst du dann auch frühzeitig gegensteuern.
Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?
Um eine Meilensteintrendanalyse durchführen zu können, musst du zuerst das dafür nötige Diagramm vorbereiten. Das geht ganz leicht, indem du eine X-Achse mit den Berichtszeitpunkten und eine Y-Achse mit den Meilensteintermine zeichnest. Nun ziehst du noch eine Gerade vom Achsenschnittpunt zum letzten Berichtszeitpunkt und schon hast du folgendes Diagramm:
Anschließend prüfst du zu jedem Berichtszeitpunkt, wie es um die Fertigstellung deiner Meilensteine steht. Sollte eine Terminverschiebung erkennbar werden, trägst du dies in deinem Schaubild ein.
In obigen Beispiel war der Termin des ersten Meilensteins (MS01) zu Beginn für den 01. Februar geplant. Zum ersten Berichtszeitpunkt (01. Januar) wurde der Termin dann auf Mitte Februar verschoben. Zum zweiten Berichtszeitpunkt (01. Februar) schien der Termin noch haltbar. Letztlich wurde der Meilenstein aber doch erst am 01. März erreicht.
Muster erkennen
Nach ein paar Meetings sieht deine Meilensteine dann beispielsweise so aus:
Aus diesen Entwicklungen kannst du nun Muster erkennen und ggf. frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten:
- Ansteigender Verlauf: Die ansteigenden Verläufe bei den Meilensteinen MS01 und MS02 zeigen eine zu optimistische Planung. Die geplanten Termine können nicht gehalten werden und müssen – wie bei MS01 sichtbar – mehrfach nach hinten verschoben werden.
- Horizontaler Verlauf: Beim Meilenstein MS03 sieht man den optimalen Verlauf. Von Berichtszeitpunkt zu Berichtszeotpunkt wird der Termin des Meilensteins bestätigt. Das heißt die ursprüngliche Planung scheint realistisch gewesen zu sein.
- Auf-und-Ab Verlauf: Das Muster, das du bei Meilenstein MS04 siehst, lässt auf eine hohe Unsicherheit in Bezug auf diesen Meilenstein schließen. Denn zuerst wurde der Termin des Meilensteins um einen Monat nach hinten verschoben. Zum nächsten Berichtszeitpunkt wurde der Termin wieder etwas nach vorne verschoben – evtl. wurden ja Gegenmaßnahmen, die eine solche Verschiebung nahelegen, ergriffen. Zum nächsten Berichtszeitpunkt musste der Termin jedoch wieder nach hinten verschoben werden – evtl. weil neue Probleme aufgetreten sind?
- Abfallender Verlauf: Der Trend der Meilensteins MS05 zeigt – im Gegensatz zu einem ansteigenden Verlauf – eine zu pessimistische Planung. Evtl. wurde erkannt, dass der Puffer – der hier eingeplant wurde – zu groß ist und so konnte zu den Berichtszeitpunkten Februar und März der Termin des Meilensteins jeweils nach vorne verlegt werden.
Einsatzbereiche der Meilensteintrendanalyse
Das schöne an der Meilensteintrendanalyse ist nicht nur, dass sie sehr einfach anzuwenden ist, sondern auch dass sie durch ihre einfache und verständliche grafische Datstellung für die verschiedensten Situationen im Projekt hervorragend geeignet ist:
- Natürlich ist sie zuerst einmal für das Projektteam und andere zentrale Beteiligte super, um Trends aus dem bisherigen Projektverlauf abzuleiten und allen ein einheitliches Bild über die wichtigsten Termine zu vermitteln.
- Aber auch für Berichte an Steuerungsgremien und/oder die Geschäftsleitung bietet sich die Meilensteintrendanalyse an, denn sie zeigt die wichtigsten Termine und Trends auf einen Blick.
- Und am Ende des Projekts – beim Lessons Learnd Workshop – sollte die MTA auch auf keinen Fall fehlen. Denn sie bietet die Grundlage für einen einfachen Einstieg in die Diskussion.
Fazit
Wie du siehst, ist die Meilensteintrendanalyse sehr einfach aber für verschiedenste Zwecke einsetzbar. Das macht sie zu einer der einfachsten Methoden zu Projektfortschrittskontrolle und -Steuerung.
Probiere sie doch einfach in deinem nächsten Projekt aus. Und wenn du Fragen oder eigene Erfahrungen dazu hast, freue ich mich auf deinen Kommentar!