Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge schaffen – das Pareto-Prinzip (die 80/20-Regel)

21.01.2015 / PrioritätenHinterlasse einen Kommentar

Kennst du die folgende Situation auch? Es kommen immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit auf dich zu. Die unerledigten Dinge stapeln sich höher und höher und bald fühlt es sich so an, als ob du nur noch hektisch den Ereignissen hinterher rennst, getrieben wirst und nicht mehr wirklich entscheidest oder gestaltest…

Mir geht es zumindest immer mal wieder so! Dann erinnere ich mich (zum Glück) häufig an die 80/20-Regel und ärgere mich (kurz), dass ich dieses auch als Pareto-Prinzip bekanntes Vorgehen zu lange außer acht gelassen habe…

Wenn es dir ähnlich geht, dann erfährst du hier, wie du dir mit einem relativ einfachen Trick mehr (zeitlichen) Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge schaffen kannst!

Das Problem: Übertriebener Perfektionismus (in zu vielen Situationen)

Perfektionismus wird – gerade in Deutschland – eher als positive Eigenschaft angesehen. Grundsätzlich ist dagegen auch nichts einzuwenden, denn wer würde schon etwas dagegen sagen, wenn ein Mitarbeiter “sein Bestes gibt”!?

Doch leider erkennen wir Menschen häufig nicht immer automatisch (oder instinktiv), wie gut eine Aufgabe wirklich erledigt werden muss. Die wenigsten Aufgaben müssen nämlich wirklich perfekt erledigt werden! Oft reicht es genauso gut, wenn sie einfach “nur” erledigt sind.

 

Die 80/20-Regel (oder Pareto-Prinzip)

Hier kommt das Pareto-Prinzip ins Spiel. Benannt nach seinem Entdecker – dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto (1848 – 1923) – besagt diese Regel:

  • 80% der Ergebnisse werden in 20% der Gesamtzeit erreicht,
  • für die restlichen 20% der Ergebnisse müssen jedoch 80% der Gesamtzeit aufgewendet werden.

 

Beispiele für das Pareto-Prinzip

Beispiele gibt es in so ziemlich allen Lebenslagen:

  • Verteilung von Grundbesitz
    Vilfredo Pareto untersuchte – als er die 80/20-Regel entdeckt hat – die Verteilung des italienischen Bodenbesitzes und erkannte, dass 20% der Bevölkerung 80% der Landes besaßen. Für die restlichen 80% blieben nur noch die anderen 20% des Landes übrig.
  • Lesen eines Textes
    Du kannst in 20% der Zeit einen Artikel überfliegen und 80% des Inhaltes aufnehmen. Liest du jedoch jeden Satz ganz genau und willst auch noch die restlichen 20% Inhalt erfassen, benötigst du weitere 80% der Gesamtzeit.
  • Präsentationen / Texte / Blogartikel erstellen
    In 20% der Gesamtzeit (z.B. 15min) kannst du meist schon 80% des Inhalts zusammen stellen. Um jedoch den Text und jede Grafik und alle Schaubilder sauber zu formatieren und zu positionieren benötigst du die restlichen 80% der Zeit (in diesem Beispiel: weitere 60min).
ACHTUNG:
Bei der 80/20-Regel solltest du dir IMMER darüber im Klaren sein, dass es sich hierbei nur um einen groben Richtwert handelt. Natürlich können auch andere Verteilungen, wie 70/30, 60/40 oder auch 95/5, zutreffend sein!

 

Kein Plädoyer für mittelmäßige Arbeit!

Bitte verstehe mich jetzt auch nicht falsch. Dies soll kein Aufruf zu mittelmäßiger Arbeit sein! Natürlich gibt es Situationen, in denen auch vom Pareto-Prinzip abgewichen werden darf und sollte, aber:

Strebe nicht generell nach Perfektion, denn übermäßiger Perfektionismus ist einer der schlimmsten Zeitfresser!
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Überlege dir lieber genau, wo die wirklich wichtigen Aufgaben liegen und nimm dir dafür genügend Zeit! Die Zeit, die du hierfür aufwendest, kannst du dir nämlich dort zurückholen, wo Perfektion nicht notwendig ist und ein “gut gemacht” auch ausreicht!

 

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen:
Wenn du dieses Verhalten konsequent einsetzt, dann wirst du deine Aufgaben schneller erledigen können, mehr freie Zeit für andere (wichtige) Dinge bekommen und gleichzeitig weniger Stress haben!

Aus eigener Erfahrung muss ich aber leider auch sagen:
Es ist wichtig sich immer wieder selbst zu überprüfen und sich an die Einhaltung der 80/20-Regel zu erinnern. Sonst landet man schnell wieder in “alten” Mustern und merkt es erst, wenn es schon stressig ist…


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