10 Tipps um Todoist noch produktiver zu nutzen

17.05.2017 / Prioritäten, Tooltipp, Zeitmanagement21 Comments

10 Tipps um Todoist noch produktiver zu nutzen
Dieser Artikel ist Teil 2 von 2 der Serie Todoist

Letzte Woche habe ich bereits darüber geschrieben, warum Todoist meine favorisierte To-Do-App ist. Im heutigen Artikel gebe ich dir 10 Tipps, mit denen ich meine tägliche Arbeit mit Todoist noch produktiver mache. Zusätzlich hast du am Ende des Artikels noch die Chance auf 3 kostenlose Monate Todoist Premium!

 

1) Aufgaben, die nicht zu erledigen sind

Aufgaben, die man nicht abhaken kann!? Das klingt auf den ersten Blick ja zuerst einmal unsinnig: wollen wir doch eigentlich jeden Tag möglichst viele wichtige Aufgaben abhaken!

Die nicht zu erledigenden Aufgaben machen gerade in langen und komplexen Listen Sinn. Beispielsweise als Überschriften, um die Listen besser zu strukturieren oder um eine Hauptaufgabe zu „schützen“ (so dass du sie also nicht ungewollt abhaken kannst, bevor nicht alle Unteraufgaben erledigt sind).

Um eine nicht zu erledigende Aufgabe zu erstellen musst du einfach ein * gefolgt von einem Leerzeichen vor deinen Aufgabentext stellen. Schon verschwindet die Checkbox, und du hast eine nicht zu erledigende Aufgabe.

Todoist - Aufgabe die nicht abgehakt werden können

 

 

2) Mit Checklisten gehen Routineaufgaben leicht von der Hand

Checklisten fristen leider bei vielen Menschen eher ein Schattendasein. Doch Checklisten können dir Routineaufgaben deutlich erleichtern und viele Fehlerquellen ausschalten. Gerade bei Routineaufgaben, die du zwar regelmäßig abarbeiten musst, die aber (a) selten auftreten und/oder (b) relativ viele Schritte umfassen, macht es Sinn die Arbeitsschritte in Checklisten auszulagern und diese immer weiter zu verbessern. Dann kannst du bei Bedarf einfach die jeweilige Checkliste “aus der Schublade” ziehen und schon weißt du genau, was du abarbeiten musst und gehst sicher, dass du auch ja nichts vergisst.

In Todoist kannst du in jedem Projekt (rechts oben) in den Projektoptionen die Option “Als Vorlage exportieren” auswählen. Dort kannst du dir die Vorlage:

  • entweder als CSV-Datei herunterladen (und so auch direkt in Excel weitere Anpassungen vornehmen)
  • oder einen Link erstellen lassen, den du dann direkt mit anderen teilen kannst.

Zudem gibt es die Option Termine als relative Angaben mit in die Vorlage aufzunehmen. So kannst du deiner Vorlage einen Zeitplan mitgeben und immer, wenn du die Vorlage importierst, werden die Aufgaben relativ zum Tag des Imports geplant.

Hier habe ich dir als Beispiel:

 

 

3) Routineaufgaben separat verwalten

In meinem Leben gibt es viele Routineaufgaben, die in verschiedenen Intervallen auftauchen. So habe ich beispielsweise meine täglichen 15min Yoga oder mein Daily Review. Zudem gibt es wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben sowie einmalige Aufgaben, die in weiter Ferne liegen. Beispielsweise weiß ich jetzt schon, dass ich mich im März 2021 um einen neuen Reisepass kümmern sollte.

Da diese Routine-Aufgaben aber leider nicht immer wirklich einem eigenen Projekt zuzuordnen sind, wusste ich meist nicht so genau, wo ich diese Aufgaben übersichtlich ablegen sollte. Irgendwann habe ich mir ein separates Projekt “Routinen” mit den Subprojekten “Täglich”, “Wöchentlich”, “Monatlich” und “Sonstiges” angelegt.

Todoist - Aufbewahrungsort für meine Routinen

Damit habe ich meine Routinen zentral abgelegt und behalte den Überblick, werde von ihnen in meinen anderen Projekten aber nicht gestört.

 

 

4) Wiederkehrende Aufgaben auf Basis des Fertigstellungsdatums

Bleiben wir noch kurz bei Routinen bzw. wiederkehrenden Aufgaben. Oft sind diese ja klar zu terminieren; beispielsweise will ich immer am ersten Tag eines neuen Monats meine Buchhaltung machen. Diesen Termin kann ich ganz einfach mit “Jeden ersten Tag Buchhaltung machen” erstellen.

Todoist - Wiederkehrende Aufgaben (fixes Datum)

Aber was ist mit Routinen, bei denen immer ein bestimmter Zeitraum zwischen der letzten Fertigstellung und der neuen Aufgabe verstreichen soll? Ich nutze das beispielsweise für die Updates meiner Webseiten. Das will ich nämlich frühestens alle 4 Wochen machen. Und wenn es mal 6 Wochen sind, dann ist das auch ok. Aber ich will dann eben nicht schon wieder nach weiteren 2 Wochen erneut daran erinnert werden. Das schaffe ich mit “Jeden! Monat ab 01.06 Webseiten Updates machen”.

Todoist - Wiederkehrende Aufgaben (fixer Zwischenzeitraum)

 

 

5) Aufgaben schnell zu Projekten zuordnen und Labels und Prioritäten vergeben

Neben der intelligenten Datums-Erkennung kann Todoist natürlich auch erkennen, ob du die Aufgabe einem bestimmten Projekt zuordnen oder ein Label vergeben willst. Mit einem “#” öffnet sich direkt beim Eingeben der Aufgabe eine Projektliste aus der du auswählen kannst. Gleiches gilt für die Vergabe von Labels (über Eingabe des “@”-Zeichens) sowie für die Vergabe von Prioritäten (beispielsweise über “!!2”)

Todoist - Schnell Label und Priorität vergeben

 

 

6) Arbeiten, schnell wie der Blitz – mit diesen Shortcuts

Für mich ist es wichtig, dass mich meine Aufgabenverwaltung nicht unnötig aufhält, sondern dass ich möglichst schnell zum gewünschten Ziel komme. Hierfür nutze ich in Todoist (hauptsächlich) die folgende Auswahl an Shortcuts:

q (CTRL + q) Schnell eine neue Aufgaben hinzufügen (überall in Todoist)
/ Zur Suche springen
s Einträge nach Datum sortieren
p Einträge nach Prioritäten sortieren
ESC Aktuelle Bearbeitung abbrechen
Enter Aufgabe speichern und eine neue Aufgabe darunter hinzufügen (wenn du dich am Ende einer Liste befindest)
Ctrl + Enter Aufgabe speichern und eine neue Aufgabe darüber hinzufügen (wenn du dich innerhalb einer Liste befindest)
Shift + Enter Aufgabe speichern und eine neue Aufgabe darunter hinzufügen (wenn du dich innerhalb einer Liste befindest)
Ctrl + ◄ Aufgabe eine Ebene nach links rücken (Unterpunkt wird Hauptpunkt)
Ctrl + ► Aufgabe eine Ebene nach rechts rücken (Hauptpunkt wird Unterpunkt)
Ctrl + ▲ Aufgabe speichern und die Aufgabe darüber bearbeiten
Ctrl + ▼ Aufgabe speichern und die Aufgabe darunter bearbeiten

Wenn du dich einmal daran gewöhnt hast, wirst du begeistert sein, wie schnell du in Todoist arbeiten kannst.

 

 

7) Schöne Hyperlinks in Aufgaben

Dass man in Todoist Hyperlinks hinterlegen kann, ist jetzt keine große Sache. Aber was die wenigsten wissen ist, dass man sich ganz leicht auch “schöne” Hyperlinks erstellen kann. Wenn du also beispielsweise direkt aus dem Aufgabentitel auf eine Webseite verlinken willst, dann musst einfach nur die URL gefolgt von einer Klammer mit dem “schönen” Linktext eingeben.

Gibst du also beispielsweise “http://erfolgreich-projekte-leiten.de (Erfolgreich Projekte Leiten)” ein, dann wird in der Aufgabe nur der Text in der Klammer angezeigt und wenn du dann darauf klickst, gelangst du direkt zur Webseite.

Todoist - Schöne Hyperlinks

 

 

8) Text formatieren und Emojis nutzen

Für die einen ist es eine Spielerei, die anderen nutzen es, um die Übersichtlichkeit ihrer Projekte, Listen und Kommentare zu erhöhen: Das Formatieren von Texten und die Nutzung von Emojis.

Todoist - Text formatieren und Emojis nutzen

Übersicht aller gängigen Emojis
Eine Übersicht über die gängigen Emojis findest du beispielsweise hier und als MAC-Nutzer kannst du überall mit CTRL + CMD + Leertaste ein Fenster mit allen möglichen Emojis aufrufen.

 

 

9) Das Todoist Plugin für den Chrome Browser

Als vorletzten Tipp will ich dich noch auf das wirklich praktische Todoist Plugin für den Chrome Browser hinweisen. Damit kannst du deine Aufgaben nämlich direkt aus der Navigationsleiste deines Browsers heraus verwalten. Außerdem hast du die Möglichkeit die Adressen von Webseiten, die du später lesen willst, ganz einfach als Aufgaben zu Todoist hinzuzufügen

Todoist - Webseiten URLs speichern

 

 

10) Das Todoist Plugin für Gmail

Wenn du Gmail für deine eMails nutzt, dann solltest du dir auch das Todoist Gmail Plugin für den Chrome Browser ansehen, mit dem du jede eMail mit wenigen Klicks in eine Todoist Aufgabe überführen kannst.

Und falls du ein anderes eMail-Programm nutzt, dann kannst du hier nachschauen, ob es dafür eine ähnliche Erweiterung gibt.

 

 

Natürlich gibt es noch viel mehr zu entdecken und ich könnte auch noch viel tiefer in die einzelnen Möglichkeiten und Optimierungsstrategien eintauchen, aber die oben genannten 10 Tipps helfen mir in meiner täglichen Arbeit dabei Todoist noch produktiver zu nutzen.

Und wenn du noch Fragen hast oder weitere hilfreiche Tipps und Tricks kennst, dann würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!

 

 

GEWINNSPIEL: 3 x 3 Monate Todoist Premium

Deine Chance auf 3 Monate Todoist Premium:
Hast du nun auch Lust auf das Arbeiten mit Todoist bekommen? Dann habe ich jetzt noch genau das Richtige für dich!

 

Unter allen Lesern, die hier bis Sonntag, den 21.05.2017 (23:59 Uhr) einen Kommentar hinterlassen, verlose ich 3 x 3 Monate Todoist Premium. Damit kannst du alle Funktionen von Todoist ohne Einschränkungen und in Ruhe testen.

Also: Hinterlasse doch einfach gleich einen kurzen Kommentar und schreibe mir beispielsweise, was dir an Todoist gefällt, oder welche Premium-Funktion du gerne testen würdest.

Die Gewinner werden dann am Montag, den 22.05.2017 per eMail benachrichtigt.

 

Und jetzt wünsche ich euch allen viel Glück!

 

Weitere Teilnahmebedingungen: Wenn du an diesem Gewinnspiel teilnimmst, erklärst du dich bereit, dass ich dich im Falle deines Gewinnes per eMail benachrichtigen darf und den von dir im Kommentar angegebenen Namen in einem Glückwunsch-Kommentar auf dieser Seite, sowie in einem Glückwunsch-Posting auf meinen Social Media Kanälen (Facebook, Twitter, Google+ und LinkedIn) veröffentlichen darf. Andere Daten von dir werden weder veröffentlicht noch anderweitig verwendet. Natürlich gebe ich diese auch niemals an Dritte weiter! Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

PS: Vielen Dank auch an Todoist für die Bereitstellung der 3 x 3 Monate Premium Gutscheine!


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21 Comments on “10 Tipps um Todoist noch produktiver zu nutzen”

  1. Hallo Fabian!

    Zuerst eine kurze Frage: Gibt es das Plugin auch für Firefox?

    Und dann treibt mich in den vergangenen Tagen eine Frage um, die vielleicht nicht hundertprozentig zu deinem Artikel diese Woche passt, aber doch in den Themenkomplex gehört. (Sie tangiert deinen Punkt 1): Wie detailliert sollten die einzelnen Arbeitsschritte sein, die ich in der To-Do-Liste einarbeite? Du hattest als Beispiel hier (http://erfolgreich-projekte-leiten.de/grundlagen-des-netzplans/) mal das Essenmachen genommen. Das würde bei mir, und vermutlich auch bei dir, wohl einfach als „kochen“ auftauchen. Andererseits helfen Todos wie „Haus bauen“ auch nicht weiter. Hast du Tipps, wie groß- oder kleinschrittig die einzelnen Arbeitsschritte sein sollten?

    Und noch etwas anderes: Wie gehst du mit Aufgaben um, die du angefangen hast, aber nicht zu Ende erledigen konntest? Das geht uns manchmal im Beruf so, vor allem aber wohl im Familienalltag, wenn mal wieder tausend Dinge gleichzeitig passieren…

    Ich freue mich auf deine Vorschläge!

    Katharina

    1. Hallo Katharina,

      danke für deinen Kommentar! Für Firefox gibt es hier auch ein Plugin. Ich selbst habe es aber nicht getestet.

      Was den Detailgrad der Arbeitsschritte angeht, so kann ich nur sagen: „So grob wie möglich, aber so detailliert wie nötig„. Ich glaube, dass hier jeder auf sein eigenes Gefühl hören muss und dass es (leider) keine Patentrezepte gibt. Denn wie du sagst, kann „kochen“ in einer bestimmten Situation ausreichend sein, wohingegen „Haus bauen“ sicher zu groß und zu vage ist. Aber je nach Situation – z.B. wenn man an ein Rezept denkt – kann dann aber auch „kochen“ schon wieder zu vage sein 🙂

      Ich persönlich versuche immer größere Aufgaben in möglichst kleine Arbeitsschritte zu unterteilen. Das hilft auch gegen Aufschieberitis. Und gerade, wenn ich anfange zu glauben, dass es zu kleinteilig wird, dann ist es genau richtig. Die Aufgaben sollten aber auf jeden Fall so groß sein, dass das Notieren nicht länger dauert, als das Ausführen… 🙂

      Was die angefangenen Aufgaben angeht, so nutze ich hier verschiedene Labels: z.B. ein „waiting for“, wenn ich auf eine Rückmeldung warte, oder auch ein „in progress“, wenn ich die Arbeit nur unterbreche. Letzteres nutze ich aber eher selten. Meist wenn ich in geteilten Projekten arbeite, um anderen zu zeigen, dass hier „etwas passiert“, oder wenn ich viele parallele offene Punkte habe.

      Ich hoffe das hilft dir weiter!?

      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

  2. Hallo Fabian,
    besten Dank für die sehr gute Zusammenstellung der Todoist-Tipps. Besonders die Sammlung aller Routineaufgaben in einem separaten Projekt finde ich hilfreich, um sich besser auf wichtige Aufgaben zu fokussieren. Bei mir sind zudem alle „Habits/Goals“ (3x wöchentlich Sport usw.) von Todoist in eine Habit Tracker-App auf dem Smartphone gewandert – so bleibt meine tägliche Todoist-Aufgabenliste übersichtlich und effektiv.
    Beste Grüße aus dem Münsterland,
    Matthias

    1. Hallo Matthias,
      danke für das Lob, aber auch für die Idee mit der „Habit Tracker“-App. Ich habe das zwar auch schon mal probiert, aber noch keine überzeugende App gefunden. Deshalb sind meine Habits weiterhin in Todoist. Welche App nutzt du denn?
      Viele Grüße!
      Fabian

        1. Hallo zusammen!

          Ich kann das ziemlich minimalistische „Goal Tracker“ empfehlen (Android). Die Monatsansicht erfüllt ziemlich gut das Prinzip von „do not break the chain“ 😉

          Katharina

  3. Hallo Fabian,

    Danke für die ausführliche Erklärung von Todoist. Da ich gerade auf der Suche nach einem ToDo-Tool war, werde ich, danke deiner Erklärungen, diese App ausprobieren.
    Weiterhin viel Spaß & Erfolg beimit bloggen….

    Andreas

  4. Herzlichen Glückwunsch Katharina, Matthias & Andreas! Ihr habt je 3 Monate Todoist Premium gewonnen.

    Die Codes sind per eMail an euch raus.

    Viel Spaß & erfolgreiche Projekte!

    1. Vielen herzlichen Dank für den Gewinncode, Fabian! Ich bin Anfang des Monats durch den ersten Todoist-Artikel auf Deinen Blog aufmerksam geworden und wünsche Dir als Autor (und natürlich mir als Leser) weiterhin viele interessante Artikel rund um das Thema Projektmanagement.
      Matthias

  5. Hallo Fabian!

    Sag mal, wie sind denn die korrekten Bezeichnungen, um in der Excel-Tabelle (siehe dein Punkt 2) auch noch die Etiketten mit angeben zu können?

    Liebe Grüße

    Katharina

    1. Hallo Katharina,

      die Etiketten (bzw. Labels) werden einfach mit einem „@“-Zeichen – also z.B. @telefon – an den Aufgaben-Titel angehängt und stehen dann in der CSV Datei mit in der Spalte „Content“.
      Ich hoffe das hat deine Frage beantwortet!?

      Viele Grüße!
      Fabian

      1. jep — bei „content“ hätte ich labels spontan nicht vermutet, aber habe sie mittlerweile gefunden 😉

  6. Hallo Fabian,
    vielen Dank für den sehr gut geschriebenen Artikel „10 Tipps, um Todoist noch produktiver zu nutzen“. Wir nutzen in unserer Firma ToDoist Premium für alle Mitarbeiter und entwickeln ständig weiter. Auch von Dir konnte ich einiges lernen, das wir noch nicht hatten. Die Routinen, Emoticons und schöne Hyperlinks beispielsweise.

    Dein Buch habe ich heruntergeladen und werde es im Flugzeug bei der nächste Reise lesen. Ist bereits in Evernote. Schade, dass beim Export in die Kindle-App für Apple die Grafiken geschwärzt werden.

    Asiatische Grüße aus den Philippinen
    Andreas Klippe

    1. Hallo Andreas,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Es freut mich sehr, wenn dir der Artikel geholfen hat!

      „Vom Problem zum Ziel in 4 Schritten“ gibt es leider nur als PDF, aber ich habe das Originaldokument mal schnell in eine Mobi-Datei konvertiert. Bei einem kurzen Test auf meinem Kindle sah alles ganz ok aus. Ich schicke dir die Datei per eMail und hoffe, dass du sie dann gut nutzen kannst.

      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

  7. Hallo Fabian,

    vielleicht kannst du mir bei einem neuen Todoist-Problem helfen: Hast du herausgefunden, ob es möglich ist, alle erledigten Aufgaben gleichzeitig zu archivieren?

    Beste Grüße

    Katharina

    1. Hallo Katharina,
      ich weiß zwar nicht, ob ich dein Problem richtig verstehe, aber mit Ctrl (für Windows) oder Cmd (für macOS) kannst du mehrere Aufgaben auswählen und dann in der oberen Leiste auf „Mehr …“ und dort wieder auf Archivieren. Ich hoffe das löst dein Problem!?
      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

      1. Hallo Fabian,

        ja, das mache ich auch so 😛
        Mein Problem ist, dass bei der Karma-Abfrage auf „alle erledigten Aufgaben“ klicke und mir wünschen würde, diese genau so zu sammeln und zu archivieren. Aber diese Funktion scheint es bei den erledigten Aufgaben nicht zu geben. Wenn ich in einem Projekt unten auf die kleine graue Uhr klicke und somit die erledigten Aufgaben ansehe, kann ich diese eben auch nicht über den rechten Mausklick archivieren — das scheint nur bei Aufgaben zu klappen, die noch nicht erledigt sind.

        Ich habe auch schon überlegt, die Daten zu löschen, statt sie zu archivieren. (Karma hin oder her, das dahinter liegende Problem ist, dass die vielen erledigten Aufgaben, so lange sie nicht archiviert sind, meinen Handyspeicher zuzumüllen scheinen…)

        Ich habe jetzt im Internet diesen online-Kurs zu Todoist gefunden: https://ivanblatter.com/lp/todoist/
        Kennst du den? Kannst du ihn empfehlen? In der Kursbeschreibung steht, dass es auch darum geht, erledigte Aufgaben zu löschen (Modul 7). Vielleicht gibt es ja doch noch eine Lösung für mein Problem 😉

        Beste Grüße,

        Katharina

        1. Hallo Katharina,

          mich würde es wundern, wenn erledigte bzw. archivierte Aufgaben wirklich deinen Handyspeicher zumüllen würden, weil Todoist immer nur die letzten 30 Aufgaben speichert. Wenn du Zugriff auf ältere erledigte Aufgaben haben willst, dann müssen diese aus der Cloud nachgeladen werden, weil sie nicht mehr auf deinem Handy gespeichert sind. Testen kannst du das, indem du in den Flugmodus schaltest und in der Liste der erledigten Aufgaben auf „Tippen Sie hier, um mehr zu laden“ klickst. Todoist wird keine weiteren erledigten Aufgaben anzeigen. Also dürften die erledigten Aufgaben deinen Speicher auch nicht belasten!

          Den Kurs von Ivan Blatter kenn ich, habe ihn aber selbst nicht gekauft. Deshalb weiß ich auch nicht, was Ivan dort erklärt. Schreib ihm doch ansonsten einfach mal zu deinem Problem; mal sehen, was er dazu sagen kann.

          Ich hoffe ich konnte dir helfen!?

          Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
          Fabian

          PS: Ich würde mich freuen, wenn du uns über das Thema auf dem Laufenden halten würdest 🙂

          1. Hey ho 🙂

            Ich hab’s getestet — bei mir zeigt er im Projekt „Büro Privat“ schon allein 91 erledigte Aufgaben im Flugmodus an. Mehr werden dann, wie du sagtest, allerdings nicht geladen, wenn ich das entsprechende Feld antippe. Beim Projekt Haushalt ist es ähnlich… Wenn ich mir überlege, dass pro Projekt so viele erledigte Aufgaben rumschwirren, stellt sich schon die Frage, ob die nicht besser ins Archiv, und damit in die Cloud, wandern sollten.

            Ich habe Todoist auch selbst angeschrieben, aber bisher leider noch keine Rückmeldung erhalten. Wenn ich was höre, melde ich mich!

            K

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