Projektplan erstellen – Die Anleitung! (Mit dem guten Gefühl alles bedacht zu haben)

Vor einiger Zeit rief mich meine Bekannte Franziska an. Sie arbeitet bei einem mittelständischen Unternehmen als Abteilungsleiterin und hat in der Vergangenheit schon das eine oder andere Projekt erfolgreich geleitet. Aber immer eher intuitiv und ohne methodisches Vorgehen oder vorheriger Projektmanagement-Schulung. Bisher hat das auch ganz gut funktioniert.

Als sie mich anrief, hörte ich aber schon an ihrer Stimme, dass dieses Mal etwas anders war. Aufgeregt erzählte sie mir: “Seit gestern habe ich ein neues Projekt. Aber natürlich ist es wieder mal viel zu spät gestartet worden. Eigentlich hätten wir schon vor einem halben Jahr anfangen müssen. Aber du weißt ja, wie das bei uns immer läuft …“.

Das Problem vor dem sie stand, war aber nicht nur der zu späte Start des Projektes. Sie erzählte mir auch, dass es sich um ein extrem wichtiges Unternehmensprojekt handelt und dass es aufgrund rechtlicher Änderungen eine Deadline gibt, die auf keinen Fall überschritten werden darf. “Die Geschäftsführung will deshalb, dass ich ihr direkt berichte! Und zusätzlich ist jetzt schon klar, dass ich mich mit dem Projekt weder bei unseren Kunden noch in anderen Abteilungen beliebt machen werde!“.

Niedergeschlagen fragte sie mich: “Was soll ich denn jetzt machen?“.

 

“Das wird dir zwar nicht wirklich gefallen“ antwortete ich, “aber das wichtigste ist jetzt, dass du dir Zeit für eine gute Planung nimmst. Denn um – unter diesem Zeitdruck – gut durch das Projekt zu kommen, musst du unbedingt klären:

• Was ist überhaupt zu erledigen – und was nicht?
• Welche Ziele haben Vorrang und was kann ggf. später nachgeliefert werden?
• Außerdem musst du ganz dringend dein Projektumfeld analysieren und dir überlegen, wie du einerseits Unterstützer für das Projekt findest und Gegner des Projekts einfangen kannst.
• Und dann solltest du dir natürlich auch noch überlegen, wie du die Risiken verringern kannst…“

 

Wir sind die einzelnen Planungsbereiche dann Schritt für Schritt durchgegangen und haben geklärt, was sie (und ihr Team) in den nächsten Tagen zu tun hat.

Am Ende unseres Telefonats wirkte sie zwar noch nicht vollständig überzeugt, aber zumindest hatte sie den Entschluss gefasst, meinen Empfehlungen eine Chance zu geben. Ich erinnere mich noch gut, wie Franziska mit einem leicht gequälten Lachen sagte: “Was kann schon schlimmes passieren? Wenn ich das Projekt so durchziehe wie sonst, dann endet es ja auf jeden Fall in einer Katastrophe. Es kann also eigentlich nur besser werden…“.

 

In den nächsten Wochen habe ich mich dann immer mal gefragt, wie es Franziska und ihrem Projekt so geht. Aber ich wollte sie nicht unter Druck setzen und wie es immer so ist, rückten diese Überlegungen dann mehr und mehr in den Hintergrund und wurden von meinen anderen anstehenden Themen überlagert.

 

Vor ein paar Tagen landete das Thema dann aber wieder auf meiner Tagesordnung. Denn Franziska rief mich an und sagte: “Fabian, du wirst es nicht glauben, aber ich stehe kurz vor einem meiner wichtigsten Meilensteine! Das Projekt ist zur Hälfte durch und bisher läuft es wirklich gut! Natürlich ist und bleibt es ein Kampf und wir stehen weiter unter starkem Zeitdruck. Trotzdem arbeitet das Team wirklich gut zusammen. Uns ist allen klar wo wir stehen und was wir noch zu tun haben. Wir haben die Projekt-Unterstützer gut eingebunden und selbst die Projekt-Gegner haben wir überwiegend im Griff. Zumindest so, dass sie dem Projekt nicht wirklich schaden können. Und auch sonst sind die großen Katastrophen bisher ausgeblieben. Das wäre ohne die Planungsschritte – die wir besprochen hatten – sicher nicht möglich gewesen…“

 

Aber warum erzähle ich dir das hier eigentlich alles?

Ganz einfach: dieser Anruf hat mich total gefreut und danach habe ich mir gedacht: “Was Franziska so gut geholfen hat, will ich auch Dir zur Verfügung stellen!“. Also habe ich mich hingesetzt und die Planungsschritte und die Tipps und Tricks, die ich Franziska am Anfang ihres Projekts gegeben habe, aufgeschrieben.

 

Herausgekommen ist mein Arbeitsheft: Projektplan erstellen.

• Ein 33-seitiges Word-Dokument mit allen wichtigen Planungsschritten, die du bei deinem nächsten Projekt beachten solltest.
• Ausgehend vom Hintergrund deines Projektes klärst du die Ziele und analysierst das Projektumfeld.
• Außerdem klärst du, wer deine Unterstützer und Gegner sind und wie du diese Personen optimal in dein Projekt einbinden kannst.
• Mit weiteren Themen, wie Risikoanalyse, Projektstruktur- sowie Phasen- und Kostenplanung, kannst du sicher sein, dass du nichts wichtiges vergessen hast.
• Jedes Kapitel startet mit einer kurzen Anleitung, warum dieser Planungsschritt wichtig ist und was du im Detail zu tun hast. Oft habe ich auch Beispiele eingefügt, damit es dir noch einfacher fällt den Planungsschritte korrekt auszuführen.
• Die Anleitungen sind – nach Abschluss der Planung – mit wenigen Klicks ganz einfach zu löschen. So bleibt nur dein Planungsergebnis übrig!

Denn ein Projektmanagement-Sprichwort sagt: “Nobody plans to fail, but many people are failing to plan”! Mit dem Arbeitsheft: Projektplan erstellen passiert dir das sicher nicht mehr!