Mehr Fokus – Mehr erreichen!

09.03.2016 / Prioritäten, Zeitmanagement, Ziele4 Kommentare

Fokus-Zeiten

Hast du letzte Woche den kurzen, aber – wie ich finde – beeindruckenden Selbstversuch zu den negativen Folgen des Multitaskings gemacht? Falls ja, dann hast du ja bemerkt, was es bedeutet, wenn man zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen muss.

Multitasking (oder “Aufgaben-Hopping”) macht die einzelnen Aufgaben deutlich schwerer, wir werden anfälliger für Fehler und es raubt uns wertvolle Zeit, denn wir brauchen einfach länger als nötig.

Heute zeige ich dir, wie du mit mehr Fokus mehr erreichen kannst und dir damit wieder die Kontrolle über deine Arbeitszeit und Energie zurückholst!

JETZT DEN SELBSTVERSUCH MACHEN:
Du hast den Selbstversuch noch nicht gemacht? Dann springe doch einfach kurz zum Artikel von letzter Woche. Der Versuch an sich, dauert weniger als 1 Minute – und er wird dich beeindrucken!

 

Wir taumeln von Unterbrechung zu Unterbrechung

Verschiedene Untersuchungen – z.B. an der University of California oder durch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – haben sich mit dem Ausmaß der Unterbrechungen eines “typischen” Arbeitstages beschäftigt. Es konnte gezeigt werden, dass wir uns durchschnittlich nur wenige Minuten (ca. 3–11 Minuten) mit einer Aufgabe beschäftigen können, bis wir unterbrochen werden.

Wenn wir uns dann der neuen Aufgabe zuwenden, werden wir eventuell von einer weiteren Aufgabe unterbrochen und so kann es eine ganze Weile dauern, bis wir wieder bei unserer “Ausgangs”-Aufgabe angelangt sind.

Dann müssen wir aber natürlich erst wieder dort anknüpfen, wo wir zuvor aufgehört hatten. Bis wir uns aber wieder eingearbeitet haben, vergehen gut und gerne 20 Minuten und es kann sein, dass wir in dieser Phase schon wieder von etwas anderem unterbrochen werden.

Man kann also festhalten:

Wir taumeln oft von Unterbrechung zu Unterbrechung und zerstören so unsere Produktivität!
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Wer ständig unterbrochen wird, ist am Ende eines Arbeitstages zwar erschöpft und gestresst, hat aber meist nicht viel geschafft – sondern war nur viel beschäftigt. Wer viele angefangene Aufgaben gleichzeitig hat, rutscht oft leichter ins Multitasking und zerstört so seine Produktivität noch mehr.

 

Mehr Fokus – Mehr erreichen! (Unterbrechungen gezielt ausschalten)

Um aus diesem unproduktiven und ungesunden Teufelskreis auszubrechen, musst du dir Fokus-Zeiten erkämpfen!

  • WAS IST EINE FOKUS-ZEIT?
    Eine Fokus-Zeit ist ein Arbeitsblock, in dem du dich gezielt abschottest, um eine klar definierte und vorbereitete Aufgabe zu erledigen.
  • FOKUS DURCH ABSOLUTE ABSCHOTTUNG!
    Um das Maximum aus der Fokus-Zeit herauszuholen, ist es wichtig, dass du dich bewusst und möglichst vollständig abschottest! Schließe also dein eMail-Programm, stelle das Handy auf Flugmodus, ziehe den Stecker des Telefons und hänge ein Schild an die geschlossen Türe auf dem steht “NICHT STÖREN! – Ich bin wieder ab XX:XX Uhr erreichbar”.
SOFTWARE-TIPP:
 Wenn du sichergehen willst, dass du während deiner Fokus-Zeit nicht doch auf Facebook und Co. deine Zeit verschwendest, dann nutze doch Programme, wie ColdTurkey (WIN) oder SelfControl (MAC). Mit diesen Programmen kannst du deinen Zugriff auf bestimmte Webseiten für eine ausgewählte Zeit verhindern.
  • WIE LANGE DAUERT EINE FOKUS-ZEIT? (60–5–60–25)
    Empfohlen wird häufig ein Block von ca. 2,5 Stunden. In diesem Zeitraum finden sich zwei Arbeitseinheiten von jeweils etwa 60 Minuten – (bewusst) unterbrochen von einer kurzen (Zwischen-)Pause und einer etwas längeren (Abschluss-)Pause; d.h. also etwa 60min Arbeit – 5 min Pause – 60min Arbeit – 25min Pause.
  • ACHTE AUF HOCHWERTIGE PAUSEN
    Natürlich kannst du auch von dieser 60min–5min–60min–25min Aufteilung abweichen. Wichtig ist aber, dass du bewusst hochwertige Pausen in der Mitte und am Ende der Fokus-Zeit machst. Nur so kannst du konzentriert bleiben und überforderst dich nicht!
  • MIS-EN-PLACE UND SAUBERMACHEN
    In der Gastronomie heißt es Mis-en-Place und Küche putzen! Köche erreichen nämlich nur dann Spitzenleistungen, wenn sie ihre Arbeitsplätze gut vor- bzw. nachbereiten. Genauso musst du auch deine Fokus-Zeit vor- bzw. nachbereiten!

    Bevor du beginnst, ist es wichtig zu wissen, was du eigentlich erreichen willst und was du dazu brauchst. Denn nichts ist schlimmer, als wenn du während deiner Fokus-Zeit bemerkst, dass dir ein Dokument oder ein bestimmtest Arbeitswerkzeug fehlt. Bereite dich also gut vor und vermeide so unnötige Störungen!
    Am Ende deiner Fokus-Zeit gilt es den Stand der Dinge zu dokumentieren. Wo stehst du in deiner Aufgabe? Wo willst du beim nächsten Mal wieder einsteigen? Was brauchst du dazu? Wenn du hier sauber nachbereitest, ist das schon die halbe Vorbereitung für die nächste Fokus-Zeit!

 

FAZIT

Um deine Produktivität enorm zu steigern und wieder mehr Kontrolle über deinen Arbeitstag zurück zu gewinnen, solltest du Fokus-Zeiten nutzen:

  • Fokus-Zeit = 60min Arbeit – 5min Pause – 60min Arbeit – 25min Pause
  • Abschottung = schalte ALLE (!) Störquellen aus
  • Nutze deine Zeit optimal, indem du dich gut vorbereitest (“Mis-en-Place”)
  • Nachbereitung ist die halbe Vorbereitung (für das nächste Mal)

Hast du Fragen oder Erfahrungen mit Fokus-Zeiten? Dann freue ich mich über einen Kommentar!

Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!


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4 Kommentare zu “Mehr Fokus – Mehr erreichen!”

  1. Hi Fabian,

    wieder mal ein guter Artikel von dir.

    Ich frage mich allerdings: Was ist denn eine hochwertige Pause? Denkst du da an Schnaps? 🙂

    Um Fokuszeiten zu setzen eignet sich die Pomodoro-Technik auch sehr gut. Auch wenn ich sagen muss, dass ich sowas in der Praxis nicht anwende. Das ist mir ein wenig zu modellhaft.

    Grüße
    Sven

    1. Hallo Sven,

      danke für das Lob!

      Schnaps? Das wäre ja wohl eher eine hochprozentige Pause 🙂
      Unter einer hochwertigen Pause verstehe ich z.B. aufstehen, sich strecken, lüften, bewegen, etc. Was für mich nicht dazu gehört sind Ablenkungen wie Facebook, im Netz surfen, etc. Wichtig für eine hochwertige Pause ist für mich, dass sie den Kopf frei macht und neue Energie gibt… Das wird bei jedem aber etwas anderes sein!

      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

  2. Hei ho!

    Sag, wie gehst du damit um, wenn du Aufgaben erledigst, bei denen du auf die Rückmeldungen anderer angewiesen bist? In diesem Fall arbeitet man bis zu einem gewissen Punkt, dann muss man (auf unbestimmte Zeit) unterbrechen und dann wieder weitermachen. Ist es sinnvoll, in solchen Fällen eine andere Aufgabe anzufangen?

    Katharina

    1. Hei ho zurück!

      Grundsätzlich versuche ich das Warten „auf unbestimmte Zeit“ möglichst zu vermeiden, indem ich meinem Gegenüber einen Termin setze.

      Und dann kommt es ganz auf die Aufgabe an. Wenn es sich einrichten lässt, plane ich die Aufgabe so, dass ich ein Aufgaben-Teilpaket abschließen konnte, wenn ich auf die Rückmeldung warten muss. Ansonsten einfach eine andere Aufgabe anfangen…

      Für die noch offenen Aufgaben setze ich mir zudem ein „Work In Progress“-Limit. Wenn das erreicht ist, muss ich erst eine dieser Aufgaben abschließen, bevor ich eine neue Aufgabe starten „darf“… Das hilft mir dabei, mich auch wirklich um die Blockaden bei den offenen Aufgaben zu kümmern. Mehr zu WIP-Limits findest du auch hier!

      Ich hoffe das hilft dir weiter!
      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

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