Nein sagen: Warum es so schwer ist (und wie es dir in Zukunft leichter fällt)

Jedes Projekt versucht ein Problem zu lösen. Gute Projektleiter versuchen deshalb im Projektverlauf immer auch anderen Menschen bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen. Im Folgenden erfährst du, warum sehr gute Projektleiter davon aber abweichen und warum du – wenn du nicht “NEIN” sagst – deinen Projekterfolg gefährdest!

Als Projektleiter willst du mit deinen Projekten nicht weniger erreichen als: die Welt zu verändern! Denn im Kern soll jedes Projekt bestehende Probleme lösen und so erleichterst du – je nach Projekt – deinen Kunden, Auftraggebern oder deiner Zielgruppe ihre tägliche Arbeit – oder sogar ihr Leben.

Aus diesem Grund muss auch jeder gute Projektleiter eine “Ich will andere unterstützen”-Haltung in sich tragen. Denn nur so kann er sich in seine Zielgruppe hineinversetzen, um letztlich die beste, für die Zielgruppe passendste Problemlösung mit dem Projekt umzusetzen.

Aber leider ist diese Haltung ein zweischneidiges Schwert: denn einerseits ist sie – wie wir gesehen haben – ein Grundelement erfolgreicher Projekte. Andererseits liegt in ihr leider auch oft der Grund für scheiternde Projekte begraben.

Lerne Nein zu sagen (sonst schadest du dir und deinem Projekt)

Wahrscheinlich kennst du diesen Verlauf auch aus deinen Projekten:

• Am Anfang kannst du relativ “ungestört” mit deinem Team an deinem Projekt arbeiten. In dieser Phase musst du die verschiedenen Stakeholder sogar eher zur Mitarbeit “zwingen”. Denn oft bekommst du selbst auf Nachfrage nur wenig Input.
• Je näher sich das Projekt aber dem Ende zuneigt – und je greifbarer die Ergebnisse werden – desto häufiger tauchen Personen bei dir auf, die plötzlich noch diese Funktion oder jenes Feature “unbedingt” benötigen!
• Zudem hat das Problem, das du mit deinem Projekt lösen willst, viele Schnittstellen und Anknüpfungspunkte mit anderen existierenden Problemen. Und oft passiert es dann, dass diese Probleme – die durch dein Projekt jetzt “sichtbar(er)” geworden sind – einfach deinem Projekt zugeschrieben werden.

Und wenn es dir – wie den meisten Menschen – schwer fällt “NEIN!” zu sagen, dann bist du plötzlich für alle diese Änderungswünsche, Einzelinteressen und Problem-Abschiebungsversuche verantwortlich. Und das ruiniert dann deinen Zeitplan, dein Budget und oft auch die abgelieferte Leistung deines Projekts. Im schlimmsten Fall scheitert sogar noch das ganze Projekt!

Gerade für erfolgreiche Projekte ist also ein gutes “NEIN” von zentraler Bedeutung:

Der Kern einer Strategie ist die Entscheidung, was nicht getan werden soll. – Michael Porter
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Warum uns “Nein” sagen so schwer fällt

Es gibt unzählige Gründe, warum es den meisten Menschen schwer fällt “NEIN” zu sagen. In Projekten sind oft folgende Gründe anzutreffen:

• Wir wollen anderen Menschen helfen
  Weiter oben haben wir ja bereits gesehen, dass jeder gute Projektleiter eine “Ich will andere unterstützen”-Haltung in sich trägt. Mit dieser Haltung eng verbunden ist dann häufig das Bedürfnis “gebraucht zu werden” und auch der Wunsch “gemocht zu werden”. Ein “Nein” würde uns hier oft im Weg stehen.
• Wir wollen Konflikten aus dem Weg gehen
  Viel zu häufig wird auch “Ja“ gesagt, obwohl eigentlich „Nein“ gemeint ist. Denn oft ist man in der Situation einfach überrumpelt und könnte sein ”Nein“ nicht wirklich begründen. In anderen Situationen – beispielsweise, wenn man sowieso schon wenig Zeit hat – versucht man sich durch ein solches ”Ja“ Zeit zu erkaufen, um sich später mit dem Thema auseinanderzusetzen. Manchmal ist es aber auch nur ein starkes Harmoniebedürfnis, das uns zu solchen falschen ”JAs” verleitet.
• Ja sagen ist “einfach”
  Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass ein “Ja” ganz einfach ist. Denn in den wenigsten Situationen treten die negativen Konsequenzen daraus sofort ein. Diese zeigen sich erst in der Zukunft. Dafür umgehst du in der aktuellen Situation Diskussionen, wirst als guter Kollege wahrgenommen und steigerst – indem du anderen ihre Probleme abnimmst – deine Beliebtheit.

In den meisten Fällen geht das auch eine gewisse Zeit ganz gut. Aber gerade gegen Ende deines Projekts, wenn der Stresslevel und der Zeitdruck häufig sowieso sehr hoch ist, rächen sich die vielen kleinen “JAs” im Projektverlauf. Es schleicht sich nämlich eine Art “Gewohnheitsrecht” ein: Denn warum solltest du dieses oder jenes jetzt ablehnen dürfen, wenn du es in der Vergangenheit schon so oft akzeptiert hast.

3 Tipps, die dir beim “Nein” sagen helfen

Wenn du nun das nächste mal mit einem neuen (angeblich so dringenden) Feature-Wunsch konfrontiert wirst, oder dein Projekt ein “plötzlich auftretendes” Problem auch noch lösen soll, dann können dir folgende Tipps bei deiner “Ja”/“Nein”-Entscheidung helfen:

1. Nimm dir Zeit, bevor du antwortest

Viele Wünsche und Anforderungen kommen als “dringende Themen” verkleidet daher. Auf den ersten Blick scheint es, als müsse sofort eine Entscheidung getroffen werden. In den allermeisten Fällen ist das aber nicht der Fall.

Aus diesem Grund solltest du dir abgewöhnen Sofort-Zusagen zu treffen. Außer natürlich, es ist sofort klar, wie die Entscheidung ausfallen wird. 🙂 Nimm dir also am Besten immer etwas Zeit und gib nicht deinem ersten Impuls nach. Vielmehr solltest du dir prüfen:

• welche Konsequenzen ein “Ja” oder ein “Nein” hat.
• ob die Anfrage auch wirklich Teil deines Projekte ist, oder doch in einen angrenzenden Bereich (außerhalb deines Projekts) gehört.
• ob die Bearbeitung der Anfrage das Erreichen des Projektziel unterstützt.

2. Erkläre das “WARUM” (Begründe deine Entscheidung)

Solltest du bei deinen Überlegungen zu einem “Nein” gelangt sein, solltest du deinem Gegenüber auch erklären, warum das so ist. So könntest du beispielsweise darauf hinweisen, dass die Anfrage nicht teil des Projektumfangs ist, sondern dass hierfür ein anderes Projekt oder eine andere Abteilung zuständig ist. Zudem solltest du auch auf mögliche Konsequenzen zu sprechen kommen. Beispielsweise könntest du erklären, dass das Umsetzen dieser Anforderung die Umsetzung anderer (ggf. wichtigerer) Anforderungen verhindern würde. Das führt dazu, dass dein Gegenüber deine Entscheidung besser nachvollziehen kann.

3. Zeige Alternativen auf

Um deinem Gegenüber ein “Nein” schmackhafter zu machen, solltest du immer auch versuchen Alternativen aufzuzeigen. Wie in Punkt 2 angesprochen, könntest du beispielsweise darauf hinweisen, wer – anstatt dir – deinem Gegenüber bei der Lösung behilflich sein könnte. So wirst du – auch ohne Übernahme der eigentlichen Aufgabe – als hilfsbereit wahrgenommen.

Neben einem klaren “Nein” kannst du natürlich auch immer mit Kompromissen oder einem dritten Weg antworten  – siehe dazu auch die “7 Wege zur Effektivität” und “die 3. Alternative”*.

Fazit: Übung macht den Meister – auch beim Nein Sagen!

Du hast gesehen, dass jeder gute Projektleiter eine “Ich will andere unterstützen”-Haltung in sich tragen muss. Aber leider ist diese Haltung auch ein zweischneidiges Schwert: denn einerseits ist sie ein Grundelement erfolgreicher Projekte. Andererseits liegt in ihr leider auch oft der Grund für scheiternde Projekte begraben.

Deshalb solltest du im Projektverlauf bei jeder Änderungsanforderung prüfen, ob du deinem ersten Impuls folgen und mit einem “Ja, darum kümmern wir uns auch noch” antworten solltest. Manchmal muss eine Anforderung oder ein Änderungswunsch auch mit einem “Nein” beantwortet werden, um das Projekt nicht zu gefährden. In solchen Fällen solltest du diese Entscheidung aber auch begründen und möglichst auch Alternativen aufzeigen. Denn zu viele “JAs”, die eigentlich “NEINs” hätten sein sollen, bringen dich in Teufels Küche!

Und auch, wenn es dir zu Beginn schwer fällt: Übung macht den Meister (und ein überzeugtes “Nein” fühlt sich viel besser an, als ein falsches “Ja”)!