Tagesplan erstellen – in 4 einfachen Schritten

Fabian WalterPrioritäten, Zeitmanagement, ZieleHinterlasse einen Kommentar

Tagesplan erstellen - in 4 Schritten

Eine gute Tagesplanung sollte dir dabei helfen, dich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren und produktiver zu werden. Denn nur so kannst du den Tag mit einem guten Gefühl abschließen! Sie darf aber auch nicht zu aufwändig sein. Wie dir das alles – schnell und einfach – gelingen kann, erfährst du hier!

 

Kennst du das Gefühl? Du startest motiviert in den Tag (denn du musst und willst ja viel erreichen). Dann ackerst du den ganzen Tag, rennst von Meeting zu Meeting und versuchst in jeden Zwischenraum noch Aufgaben zu erledigen.

Am Abend bist du völlig erledigt und gehst deprimiert aus dem Tag, denn irgendwie hast du mal wieder nicht das geschafft, was du eigentlich wolltest. Und du fragst dich: Wo ist eigentlich schon wieder der ganze Tag hin?

Ich hatte solche Tage auch immer wieder. Und ganz ehrlich: auch heute erlebe ich sie noch hin und wieder. Das tolle ist aber, dass sich die Häufigkeit – in der solche Tage bei mir auftreten – drastisch reduziert hat. Zudem habe ich selbst am Ende stressiger Tage meist das Gefühl, die wichtigsten Themen erledigt zu haben und dann ist meist auch noch ein wenig Energie übrig.

Wenn du wissen willst, wie auch du das erreichen kannst, dann lies jetzt einfach weiter, denn ich teile heute mit dir meine 4 Tipps & Tricks einer guten Tagesplanung!

 

1) Plane (hand-)schriftlich

Der erste und wichtigste Tipp einer guten Tagesplanung ist es, überhaupt zu planen! Und mit planen meine ich schriftlich planen. Denn genau wie bei einer guten Projektplanung reicht das Planen im Kopf nicht aus. Denn meist erkennen wir nur über das Verschriftlichen die möglichen Probleme und Schwachstellen, die uns in unseren Gedanken gar nicht aufgefallen sind.

Persönlich habe ich zwar die verschiedensten digitalen Tools ausprobiert, letztlich bin ich aber für meine Tagesplanung wieder zum klassischen Stift und Papier zurück gekehrt.

Für mich hat das viele Vorteile. So kann ich diesen Plan immer und überall mit hinnehmen, brauche keinen Internetzugang und muss mir auch keine Gedanken über den Akkustand machen.

Und anders als bei digitalen Tools, bei denen man schnell alles hin und her schieben kann, führt das handschriftliche Planen bei mir zu einer höheren Identifikation mit den Aufgaben. Und das erhöht letztlich die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung!

Probier es doch einfach selbst mal aus! Am Besten auch nicht nur für ein oder zwei Tage. Gibt der analogen Planung am besten einige Wochen Zeit, denn bei mir hat es auch ein wenig gedauert, bis ich mich daran gewöhnt und die Vorteile voll erkannt habe.

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2) Verplane nicht deine gesamte Zeit

In unserer (angeblich) so effizienten Welt versuchen wir jede Minute optimal zu nutzen. Was wir dabei aber nicht beachten ist, dass sich eine zu hohe Auslastung sehr negativ auswirkt!

Das spricht zwar erstmal gegen unsere Intuition, aber klar wird das am Beispiel einer Autobahn:

  • Solange nicht zu viele Autos unterwegs sind, können sich die Autos gegenseitig überholen. Sie können je nach Bedarf die Spuren wechseln und jeder kommt in seinem Tempo voran. Der Verkehr fließt.
  • Wenn nun aber zu viele Autos auf der Autobahn unterwegs sind, dann funktioniert dieses Prinzip nicht mehr. Der Verkehr gerät ins Stocken und letztlich haben wir einen (Überlastungs-)Stau. Und das ganz ohne Unfall!

Tagesplan erstellen - Überlastung (Beispiel Autobahn Stau)

 

Übertragen auf unseren Arbeitsalltag heißt das:

  • Wenn wir jede freie Minute “optimal” ausnutzen wollen und deshalb unsere gesamte Zeit verplanen, geraten auch wir in einen Überlastungsstau – und dadurch in Stress. Wir haben dann nämlich keinen Freiraum mehr, um auf Unvorhergesehenes, Verzögerungen oder ähnliches zu reagieren.
  • Um im Beispiel der Autobahn zu bleiben, können plötzlich auftauchende und dringende Aufgaben die langsameren Aufgaben nicht mehr überholen. Der “Spurwechsel” wird aufwändiger und riskanter und im schlimmsten Fall kommt es zu einem Unfall.
  • Wenn wir uns aber bewusst Freiräume in unserem Tagesverlauf lassen, dann können wir auf Unvorhergesehenes und Veränderungen reagieren, ohne gleich in Stress verfallen zu müssen.
Verplane nicht deine ganze Zeit!
Um Stress und Überlastungsstau in deinem Arbeitstag zu verhindern, solltest du – je nachdem, wie vorhersehbar deine Tage sind – maximal 60% deiner Zeit verplanen. 40% deiner Zeit solltest du als Puffer für Unvorhersehbares “reservieren”.

So stellst du sicher, dass du dich nicht selbst in „Zeitarmut“ und Dauerstress planst!

Und falls du im Laufe eines Tages merkst, dass du zu viel Zeit-Puffer hast, dann ist es sicherlich ein Leichtes, diese Zeit sinnvoll zu füllen!

 

3) Trage deine Termine in den Tagesverlauf ein

HeldenPlan - 02 - TermineMit diesen Grundlagen im Hinterkopf geht es jetzt an die eigentliche Tagesplanung. Als erstes würde ich empfehlen, dass du dir einen Überblick über deine heutigen Termine verschaffst.

Denn je mehr Zeit du schon für Termine reservieren musst, desto weniger Zeit hast du für deine Top Tagesziele.

BEISPIEL: Wenn an einem deiner Tage bereits 4 Stunden für Meetings reserviert sind, dann bleiben dir – die 60/40-Zeitplanungs-Regel im Kopf – ja nur noch 10% Zeit, die du verplanen solltest. Und das sind bei einem 8-Stunden-Tag gerade einmal 48 Minuten!

Nachhaltigkeits-Tipp:
Hast du oft keine Zeit für Pausen? Dann achte darauf, dass du dir auch Pausenzeiten in deinem Terminplan blockst. HIER erfährst du, warum du ohne Pausen deutlich weniger produktiv bist!

 

4) Was macht deinen Tag zu einem Erfolg?

HeldenPlan 01 - Top-3-TODOsNachdem du jetzt einen Überblick über deinen Tagesverlauf hast, solltest du dir nun überlegen, welche Aufgaben du heute noch erledigen willst (bzw. müsstest), damit es ein erfolgreicher Tag wird.

Fokussiere dich am besten auf wenige, aber wichtige Aufgaben und schätze dann ein, wie lange du für diese Aufgabe benötigen wirst.

Suche nun in deinem Terminplan nach freien Zeitfenstern und trage die Aufgaben dort ein. So bekommst du einen Eindruck, wie „vollgepackt“ dein Tag ist.

BEISPIEL: Um bei unserem Beispiel-Tag zu bleiben: Wenn du bereits 4 Stunden in Meetings verbringst, dann würde ich dir empfehlen dir eine Top-Aufgabe vorzunehmen, die du in 45 Minuten erledigen kannst.

Das hört sich jetzt erst einmal nach wenig an. Da aber Meetings auch gerne mal länger dauern und sonst auch das eine oder andere Unvorhergesehene auftreten wird, ist dein Tag eigentlich schon voller als es dein Plan dir zeigt.

Wenn du dir jetzt aber beispielsweise 3 Top-Aufgaben – die du in je 1 Stunde erledigen willst – als Tagesziel setzt, dann wirst du (a) unweigerlich in Stress geraten und (b) den Tag mit dem Gefühl beenden, mal wieder nicht alles geschafft zu haben. Und das ist weder für dein Wohlbefinden, noch für deine Produktivität förderlich!

Und, wie ich bereits oben angesprochen habe: Wenn du im Laufe eines Tages dann doch merkst, dass du zu viel Zeit-Puffer hast, dann nimm dir einfach eine weitere Aufgabe vor!

Das Tolle an diesem Vorgehen ist, dass du mehr als dein eigentliches Tagesziel erreichst. Und wenn das mal nicht höchst motivierend ist … !?

 

Fazit: Plane dich nicht selbst in stressige Tage

Auch wenn meine oben beschriebenen Tipps sich für dich erst einmal komisch anhören. Ich kann dir wirklich nur ans Herz legen, es auszuprobieren!

  • Plane deinen Tag schriftlich (und nicht nur in Gedanken).
  • Verplane nicht deine gesamte Zeit. Ein guter Richtwert ist ca. 60% verplante Zeit, 40% Puffer für Unvorhergesehenes.
  • Verschaffe dir einen Überblick über deine Termine.
  • Setze dir wenige, aber wichtige Tagesziele, die dir am Ende des Tages – wenn du sie erreichst hast – ein gutes Gefühl geben. Wichtig hierbei ist, dass du die 60/40-Regel beachtest.
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Hast du weitere Tipps & Tricks zur Tagesplanung? Dann würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!


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