Verantwortlichkeiten klären mit der CAIRO-Methode

Letzte Woche ging es um die Frage, warum dein Projekt an ungeklärten Erwartungen scheitern kann. Der heutige Artikel schließt sich daran an und beleuchtet die Frage nach Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projektes und wie du diese mit der CAIRO-Methode klären und anschaulich darstellen kannst.

Warum müssen Verantwortlichkeiten geklärt werden?

Du hast folgende Situation sicher auch schon mal erlebt (oder zumindest aus sicherer Entfernung beobachtet): Für eine Aufgabe waren zwei Personen verantwortlich, was am Ende zu Problemen führte, weil sich beide darauf verlassen haben, dass der Andere die “Führung” übernimmt. So wie es manchmal auch im Fußball in der Abwehr zu sehen ist – im Sinne von “Nimm du den Ball, ich hab ihn sicher!”. Letzten Endes bleibt in solchen Situationen die Verantwortung meist irgendwo zwischen den beiden Personen hängen und das schafft große Probleme und Ärger.

Deshalb sollte auch immer gelten:

Für eine Aufgabe kann immer nur eine Person verantwortlich sein!
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Unterstützung kann diese Person A dann natürlich von Person B, C oder D bekommen – Stichwort: Aufgaben delegieren. Verantwortlich ist und bleibt aber weiterhin Person A.

In den meisten Fällen ist es nun ja aber so, dass es nicht nur um Unterstützungsleistungen durch andere Personen geht, sondern dass viele verschiedene Personen an einer Aufgabe beteiligt sind und dass diese auch viele wichtige Funktionen übernehmen.

Um solche Zusammenhänge so übersichtlich darzustellen, dass jedem klar wird, wer was zu tun hat, wurde die CAIRO-Methode entwickelt.

Was ist die CAIRO-Methode?

Die CAIRO-Methode für Verantwortungsklärung ist eigentlich eine Variante der RACI-Methode. Da sich CAIRO aber mehr nach Sommer, Urlaub und aufregenden Entdeckungen anhört, präferiere ich diese Abwandlung 🙂

Die CAIRO-Methode bekommt ihren Namen von den Anfangsbuchstaben der verschiedenen Rollen:

• Consulted (konsultiert)
  Diese Rolle fällt Personen zu, die zwar nicht direkt an einer Aufgabe beteiligt sind, die aber für die erfolgreiche Umsetzung wichtige Informationen beisteuern können/müssen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Berater zu fachlichen Spezialfragen handeln.

• Accountable (rechenschaftspflichtig)
  Die Person, die diese Rolle übernimmt, hat die rechtliche und finanzielle Rechenschaft für diese Aufgabe. Hier geht es deshalb meist um Aufgaben wie Budgets genehmigen oder Verträge unterschreiben. In vielen Fällen hat der Geschäftsführer diese Rolle inne.

• Informed (zu informieren)
  Personen mit dieser Rolle müssen regelmäßig über den Fortschritt oder das Ergebnis einer Aktivität informiert werden. Dies könnte – bei Projekten in der Entwicklungszusammenarbeit – beispielsweise der Geldgeber sein, der regelmäßig Statusberichte erhält.

• Responsible (verantwortlich)
  Die Person mit dieser Rolle hat die Durchführungsverantwortung inne; hier geht es also um die eigentliche Umsetzung. Diese Rolle beinhaltet normalerweise auch die Befugnis disziplinarische Maßnahmen durchzuführen. Wenn wir in dem oben angesprochenen Beispiel der Entwicklungszusammenarbeit bleiben, dann könnte diese Rolle beim Projektleiter vor Ort liegen.

• Omitted (ausgelassen)
  Hier liegt der Zusatz zur RACI-Methode. Manchmal macht es nämlich Sinn bestimmte Personen ausdrücklich an etwas nicht zu beteiligen (u.a. um beispielsweise Führungskräfte aus der Informed-Rolle herauszunehmen, damit sie entlastet werden und mehr Freiraum für andere wichtige Aufgaben bekommen).

Die Darstellung

Um nun die verschiedenen Rollen in Bezug zu den verschiedenen Aktivitäten zu setzen, hat sich folgende einfache Matrix bewährt:

Jede Person bekommt eine eigene Spalte. Dann werden die Aufgaben bzw. Prozesse in die Zeilen eingetragen und die jeweiligen Rollen den verschiedenen Personen zugeordnet.

Bei der Durchführung des Projektes (siehe Zeile 3 der CAIRO-MATRIX) könnte eine solche Verteilung wie folgt aussehen:

• Der Projektleiter hat die Durchführungsverantwortung (responsible).
• Die Buchhaltung wird über die Ausgaben des Projektes regelmäßig informiert (informed).
• Der technische Berater wird immer wieder konsultiert (consulted).
• Die Leitung der Projektabteilung im Hauptquartier der Organisation wird über den Fortschritt des Projektes regelmäßig informiert (informed).
• Die Buchhaltung im Hauptquartier der Organisation hat mit der Durchführung des Projektes direkt nichts zu tun und wird somit möglicherweise bewusst ausgelassen (omitted).
• Und der Geschäftsführer ist – wie so oft – dem Geldgeber rechenschaftspflichtig (accountable).

Weitere Varianten (VS und S)

VS steht für zwei weitere Rollen: Verify und Sign-Off. Eine Person, welche mit der Verify-Rolle betraut ist, überprüft ein Ergebnis anhand bestimmter Kriterien und verifiziert deren Einhaltung. Die Person mit der Sign-Off-Rolle bestätigt das Ergebnis der Verfiy-Rolle und genehmigt, indem sie unterschreibt.

Diese Rollen finden sich häufig bei Auszahlungsanfragen. Um im Kontext der Entwicklungszusammenarbeit zu bleiben, hier folgendes Beispiel:

• Die Projektleiterin im Feld fordert die Auszahlung einer Tranche aus dem Budget an.
• Der Projektmanager im Hauptquartier der Organisation verifiziert, dass bestimmte Kriterien (wie Report, Abrechnungen, etc.) eingehalten wurden und dass die Tranche auch über das Budget gedeckt ist (Verify).
• Die Finanzverantwortliche bestätigt das Ergebnis des Projektmanagers und genehmigt die Auszahlungsanfrage (Sign-off).

S steht für Supportive. Hierunter fallen unterstützende Rollen, die ich am Anfang dieses Artikels schon angesprochen hatte. Für manche Prozesse macht es Sinn, diese unterstützenden Rollen explizit aufzuführen.

In unserem Beispiel könnten das einzelne Teammitglieder oder externe Beteiligte sein, die beispielsweise einen Bericht korrekturlesen, übersetzen oder ähnliche wichtige Unterstützungsleistungen erbringen.

Ich hoffe die CAIRO-Methode der Verantwortlichkeiten hilft dir dabei:

• Verantwortlichkeiten der verschiedenen Personen klar zu machen,
• dadurch unnötige Konflikte und Probleme zu vermeiden und
• ein erfolgreiches Projekt mit “Sonnenscheinstimmung”, wie im Urlaub zu haben.

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – webjmcorg (http://www.fotoviaje.net)