Project Libre – Die kostenlose Alternative zu MS Project

MS Project ist zwar noch immer der Platzhirsch, wenn es um Projektmanagementsoftware für klassische Projekte geht. Doch leider ist die Software – die mehr als 700€ für die “kleinste” Einzelplatzlizenz kostet – für viele kleinere Projekte einfach zu teuer.

Doch zum Glück gibt es Project Libre: eine kostenlose Alternative zu MS Project. Im folgenden Artikel schauen wir uns die Open Source Software genauer an und ich zeige dir Schritt für Schritt die wichtigsten Grundlagen für deine Projektplanung mit Project Libre.

Project Libre: kostenlose Open Source Projektmanagement-Software

Laut eigenen Angaben ist ProjectLibre die führende Open Source Alternative zu Microsoft Project und wurde bereits mehr als 3 Millionen mal in über 200 Ländern heruntergeladen. Außerdem läuft es auf Windows, Mac OS und Linux. Auch in Punkto Funktionsumfang muss es sich nicht vor MS Project verstecken, denn Gantt Charts, Netzwerkdiagramme, eine Ressourcenverwaltung und verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten sind nur einige der verfügbaren Funktionen.

Damit ist Project Libre – ähnlich wie Microsoft Project – zwar ein tolles und hilfreiches Werkzeug im Projektmanagement, aber leider ist es auch nicht gerade selbsterklärend. Im Folgenden zeige ich dir deshalb Schritt für Schritt die wichtigsten Grundlagen für deinen Start mit ProjectLibre.

Project Libre herunterladen und ein Projekt anlegen

Um die aktuellste Version von Project Libre herunterzuladen, gehst du am besten direkt auf https://sourceforge.net/projects/projectlibre/. Nach der Installation und dem ersten Start kannst du ein Projekt erstellen.

Bevor du aber mit der wirklichen Planung loslegen kannst, musst du zuerst den Projektnamen, den Manager sowie das Start-Datum eingeben. Bei den meisten Projekten ist diese Vorwärtsplanung ok. Falls dein Projekt aber zu einem festen Termin beendet sein muss, kannst du auch eine sogenannte Rückwärtsplanung machen. Dann gibst du das Ende-Datum an und Project Libre berechnet die Termine deiner Aufgaben rückwärts von diesem Datum.

Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspakete anlegen

Im nächsten Schritt kannst du deine Projektphasen, die Arbeitspakete und die Meilensteine eintragen. Dafür nimmst du einfach die Ergebnisse aus deinem Projektstrukturplan und trägst die einzelnen Punkte in die Excel-ähnliche Tabelle.

Übersichtlichkeit durch Einrücken der Vorgänge

Nachdem du alle Punkte aus deinem Projektstrukturplan eingetragen hast, kannst du durch Einrücken einzelner Vorgänge mehr Übersichtlichkeit herstellen. Markiere hierzu einfach den jeweiligen Vorgang und klicke – im Reiter “Vorgang” – auf “einrücken”. Dadurch verleihst du der Darstellung mehr Übersichtlichkeit:

Vorgangsdauer und Meilensteine festlegen

Wie du siehst, hat jeder Vorgang in deinem Projekt bisher die Dauer “1 tag?”. Das “?” zeigt dir an, dass für diesen Vorgang noch keine Dauer definiert wurde. Um das zu ändern, klickst du einfach in die jeweilige Zelle und vergibst die Dauer, die du aus der Schätzung deiner Arbeitspakete ablesen kannst.

Achtung: Für sogenannte Sammelvorgänge – wie beispielsweise “Umsetzung” in Zeile 11 – kannst du keine Dauer vergeben. Diese berechnet Project Libre nämlich aus den in diesem Sammelvorgang enthaltenen Aufgaben.

Um deine Meilensteine auch als solche zu kennzeichnen, gibst du ihnen einfach die Dauer “0”. Weitere Informationen zu Meilensteinen findest du hier.

Abhängigkeiten: Verknüpfen von Vorgängen

Bisher starten alle deine Arbeitspakete an deinem gewählten Projekt-Start-Datum. Um nun aber den logischen Ablauf deines Projektes darstellen zu können, musst du die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete definieren. Am einfachsten geht das durch drag & drop mit der Maus. Hierfür klickst du auf das Ende eines Arbeitspakets und ziehst die Maus auf den Start des nachfolgenden Arbeitspakets. Dadurch weiß Project Libre, dass diese Arbeitspakete voneinander abhängen und kann die Termine dementsprechend anpassen.

Wichtig ist, dass du in Project Libre nur unter ganz bestimmten Bedingungen den Start- bzw. Endtermin eines Vorgangs eingibst. Das führt nämlich zur Termineinschränkung „Nicht früher als“. Und das ist in den meisten Fällen nicht erwünscht. Außerdem verhinderst du so die automatische Berechnung der Start- und Endzeiten dieses Vorgangs. Aber das ist ja das eigentlich hilfreiche eines Projektmanagementtools wie Project Libre.

Ressourcen anlegen und Arbeitspaketen zuweisen

Im nächsten Schritt geht es um das Anlegen deiner Projektressourcen und das anschließende Zuweisen dieser Ressourcen zu deinen Arbeitspaketen. Wechsele hierfür auf den Reiter “Ressourcen” und klicke dort auf das Ressourcen-Icon.

In der dadurch angezeigten Ressourcen-Tabelle kannst du nun die dem Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen anlegen. Project Libre unterscheidet zwischen zwei Arten von Ressourcen:

• Aufwand (also die verschiedensten Mitarbeiter)
• Material (also beispielsweise Arbeitsgeräte, Maschinen, Baustoffe, etc.)

Um anschließend die Ressourcen den Arbeitspaketen zuzuweisen, springst du zurück in den Vorgangs-Reiter und:

1. wählst das Arbeitspaket aus, dem du eine Ressource zuweisen willst,
2. klickst auf “Ressource zuweisen”,
3. wählst die Ressource aus, bestätigst mit dem grünen “√” und klickst auf “zuweisen”.

Danach siehst du die zugewiesene(n) Ressource(n) neben dem Balken im Gantt Chart.

Ressourcenauslastung anzeigen

Um einen Überblick über deine Ressourcenauslastung sowie mögliche Überlastungen zu sehen, kannst du dir das Ressourcen-Histogramm anzeigen lassen. Hier siehst du beispielsweise die Auslastung für Mitarbeiter 1 über den Projektverlauf.

Für den Fall, dass du hier eine Überlastung deiner Ressourcen feststellst, kannst du:

• die Positionierung deiner Arbeitspakete verändern (z.B. indem du sie verschiebst, oder in mehrere Teile aufteilst),
• die Zuteilung der Ressourcen zu einem Arbeitspaket verändern, oder
• die Arbeitszeiten deiner Ressourcen verändern (z.B. indem du eine Teilzeitraft zu einer Vollzeitkraft machst).

Projektkosten kalkulieren

Ein erfolgreiches Projekt erkennt man nicht nur daran, ob es die gewünschte Leistung in der vorgegebenen Zeit erreicht. Der dritte wichtige Faktor eines erfolgreichen Projekts ist die Einhaltung der geplanten Kosten (mehr Infos dazu findest du hier im magischen Dreieck).

Und nachdem du im vorherigen Schritt deine Ressourcen den einzelnen Arbeitspaketen zugewiesen hast, ermöglicht dir Project Libre mit wenigen Klicks einen detaillierten Überblick über deine Projektkostenkalkulation.

Klicke dazu einach mit der rechten Maustaste auf die erste Zelle der Vorgangstabelle und wähle hier die Kosten-Ansicht aus:

Basisplan festlegen

Nachdem du nun die Planung deines Projekts abgeschlossen hast und dieser Plan von deinen Auftraggebern genehmigt wurde, solltest du diesen als Basisplan festlegen. Das ermöglicht dir später einen Vergleich zwischen dem ursprünglichen Plan und dem tatsächlichen Projektverlauf.

Um einen Basisplan zu speichern, klickst du im Datei-Reiter auf “Basisplan speichern”. Insgesamt kannst du 11 Basispläne speichern und hast immer die Wahl zwischen einem Basisplan für das gesamte Projekt oder für ausgewählte Vorgänge. Damit kannst du auch während des Projekts – wenn es zu Planänderungen kommt – neue Basispläne festlegen.

Nachdem du deinen Basisplan gespeichert hast, wird dir dieser als graue Balken im Gantt-Diagramm angezeigt.

Projektmonitoring

Wenn dein Projekt gestartet ist und sich (prächtig) entwickelt, musst du Project Libre natürlich diese Entwicklungen “mitteilen”. Dazu springst du am besten in die Kontroll-Ansicht (wieder über einen Rechtsklick in die erste Zelle der Überschriftenzeile).

Hier kannst du dann die Ist-Daten deines Projekts eintragen. Hier solltest du aber darauf aufpassen, dass du nur Werte in die Spalten “Ist-Start”, “Ist-Ende”, “Fertigstellung in Prozent” und/oder “Ist Dauer” einträgst. Der Rest wird von Project Libre erledigt.

Project Libre: ein tolles und sehr umfangreiches Hilfsmittel für deine Projekte

Ich hoffe ich konnte dir mit dieser Einführung in Project Libre zeigen, dass es sich bei dieser Open Source Software um eine tolle, kostenlose Alternative zu MS Project handelt.

Natürlich kann Project Libre noch viel mehr, aber auf alle Funktionen im Detail einzugehen, würde den Rahmen dieser Einführung natürlich sprengen.

Leider stellen diese vielen Möglichkeiten auch eine relativ große Anfangshürde für Einsteiger dar; aber das ist bei MS Project ja nicht anders. Wenn du dich an die oben aufgeführten Schritte hältst, dann solltest du mit etwas Übung in der Lage sein, einen guten und für deinen Projekterfolg sehr hilfreichen Projektplan zu erstellen.

Am besten startest du mit einem kleinen und überschaubaren Projekt oder sogar mit einem Testprojekt-Plan. Hier kannst du dich dann an die Logik und die Eingabe der Daten in den verschiedenen Masken gewöhnen. Gerade am Anfang würde ich dir auch empfehlen Sicherheitskopien deiner Project Libre Dateien zu erstellen. Denn falls du bei der Eingabe Fehler machst, kannst du immer sicher sein, dass du eine “alte” und korrekte Version in der Hinterhand hast.

In diesem Sinne wünsche ich dir erfolgreiche Projekte!

PS: Hast du selbst schon mit Project Libre gearbeitet? Dann würde ich mich über einen Kommentar mit deinen Erfahrungen sehr freuen.